১শুরু করা

কীভাবে সাইন-ইন করবেন, কোথায় কী আছে, আর কেন আপনি কিছু মেনু দেখতে পান আর কিছু পান না।

কারা ব্যবহার করবেন: সবাই।

এই অধ্যায়ে

• সাইন-ইন করা
• লগইনের পর কোথায় যাবেন
• সাইডবার
• হেডার
• রোল এবং কে কী খুলতে পারবেন
• আমি একটা মেনু দেখতে পাচ্ছি না কেন?
• আপনার প্রোফাইল
• Dashboard
• সাইন-আউট করা

সাইন-ইন করা

1. ব্রাউজারে দোকানের ওয়েব ঠিকানা খুলুন। পাবলিক হোম পেজ আসবে।
2. Login এ ক্লিক করুন, অথবা /login দিয়ে শেষ হওয়া ঠিকানায় যান।
3. আপনার Email ও Password লিখুন।
4. সাইন-ইন বাটনে ক্লিক করুন।

আপনার লগইন মালিক বা অ্যাডমিন তৈরি করে দেন — দেখুন অধ্যায় ১১ — ব্যবহারকারী। যদি আপনাকে কখনও ইমেইল ও পাসওয়ার্ড দেওয়া না হয়ে থাকে, আপনি সাইন-ইন করতে পারবেন না; দোকানের মালিককে অ্যাকাউন্ট তৈরি করে দিতে বলুন।

লগইনের পর কোথায় যাবেন

সিস্টেম আপনাকে আপনার রোল অনুযায়ী সবচেয়ে দরকারি স্ক্রিনে নিয়ে যায়:

যদি আপনি এমন কোনো লিংকে ক্লিক করে থাকেন যার জন্য আগে সাইন-ইন দরকার ছিল, তাহলে সেই পেজেই ফিরে যাবেন।

সাইডবার

বাঁ পাশের গাঢ় মেনু বারটি দিয়েই আপনি এক জায়গা থেকে আরেক জায়গায় যাবেন। ল্যাপটপ বা ডেস্কটপে এটি সবসময় দেখা যায়। ফোন বা ট্যাবে এটি লুকানো থাকে — হেডারের উপরে বাঁ কোণে ☰ মেনু বাটনে ট্যাপ করলে খুলবে।

মেনু, ক্রম অনুসারে:

Reports ও Setup এর পাশে ▾ তীর আছে। সারিতে ক্লিক করলে নিচের তালিকা খুলবে বা বন্ধ হবে।

সাইডবার ছোট করা। ডেস্কটপে সাইডবারের ডান কিনারায়, উপরের দিকে একটি ছোট গোল তীর বাটন আছে। ক্লিক করলে সাইডবার শুধু আইকনে সংকুচিত হয়ে যাবে, ফলে মূল স্ক্রিন বড় জায়গা পাবে। আবার ক্লিক করলে ফিরে আসবে। আইকনের উপর মাউস রাখলে নাম দেখা যাবে।

হেডার

প্রতিটি স্ক্রিনের উপরের বারে থাকে:

• ☰ — সাইডবার ড্রয়ার খোলে (শুধু ফোন ও ট্যাবে)।
• পেজের শিরোনাম।
• ডান পাশে আপনার অ্যাভাটার। ক্লিক করলে ছোট মেনু: Profile, Settings, Logout।

রোল এবং কে কী খুলতে পারবেন

প্রতিটি অ্যাকাউন্টের ঠিক একটি রোল থাকে। মোট ছয়টি:

ডিফল্ট পেজ অ্যাক্সেস

সিস্টেম প্রথম সেটআপ করার সময় প্রতিটি রোল যা খুলতে পারে। ✓ মানে অনুমতি আছে।

SuperAdmin টেবিলে নেই, কারণ SuperAdmin সবসময় সব পেজ খুলতে পারেন। Settings ডিফল্টে খালি — অর্থাৎ কেউ না বদলানো পর্যন্ত শুধু SuperAdmin এটি খুলতে পারবেন।

এই টেবিল স্থির নয়। SuperAdmin Sidebar → Settings → Permissions থেকে যেকোনো টিক বদলাতে পারেন — দেখুন অধ্যায় ১৩। তাই আপনার দোকানের প্রকৃত অ্যাক্সেস উপরের ডিফল্ট থেকে আলাদা হতে পারে।

Profile টেবিলে নেই কারণ সবাই সবসময় নিজের প্রোফাইল খুলতে পারেন।

আমি একটা মেনু দেখতে পাচ্ছি না কেন?

কারণ আপনার রোলের সেই পেজ খোলার অনুমতি নেই। এটা স্বাভাবিক এবং ইচ্ছাকৃত — একজন ক্যাশিয়ারের লাভের হিসাব বা কর্মীদের বেতন দেখার দরকার নেই।

অনুমতি নেই এমন কোনো ঠিকানা সরাসরি খুললে আপনি Access denied বার্তা দেখবেন, সঙ্গে এমন একটি পেজের লিংক যা আপনি খুলতে পারবেন।

সত্যিই দরকার হলে SuperAdmin কে বলুন হয় আপনার রোল বদলে দিতে (অধ্যায় ১১) অথবা আপনার রোলকে সেই পেজের অনুমতি দিতে (অধ্যায় ১৩)।

আপনার প্রোফাইল

Sidebar → Profile, অথবা হেডারে নিজের অ্যাভাটারে ক্লিক করে Profile বেছে নিন।

দুটি ট্যাব:

Profile ট্যাব

একটি ছবির জায়গাও আছে। ক্লিক করে অ্যাভাটার আপলোড করুন, অথবা রিমুভ অপশন দিয়ে বর্তমানটি মুছে দিন। আপনার অ্যাভাটার হেডারে ও আপনার তৈরি রেকর্ডে দেখা যায়।

Password ট্যাব

নিজের পাসওয়ার্ড বদলান। প্রথমে বর্তমান পাসওয়ার্ড, তারপর নতুনটি দুইবার চাওয়া হবে। অন্তত ৮ অক্ষর ব্যবহার করুন, অক্ষর ও সংখ্যা দুটোই থাকুক।

Dashboard

Sidebar → Dashboard। একটাই স্ক্রিন, যা "দোকান এখন কেমন চলছে?" প্রশ্নের উত্তর দেয়।

উপরে একটি পিরিয়ড ফিল্টার — আজ, এই সপ্তাহ, এই মাস ইত্যাদি। আপনি যে সময়কাল বাছবেন, পুরো পেজ সেই অনুযায়ী নতুন করে হিসাব করে।

উপর থেকে নিচে যা পাবেন:

• KPI টাইল — সময়কালের প্রধান সংখ্যা: আয়, লাভ, বিক্রির সংখ্যা ইত্যাদি। প্রতিটি টাইলে সংখ্যা ও আগের সময়কালের সঙ্গে তুলনা থাকে।
• Alert strip — জরুরি বিষয়, যেমন যেসব পণ্য কমে এসেছে।
• Revenue trend chart — দিন ধরে বিক্রির রেখা, যাতে ব্যবসা বাড়ছে না কমছে বোঝা যায়।
• Profit chain — বিক্রি থেকে নিট লাভ পর্যন্ত ধাপে ধাপে দেখায়, কোন খরচ কতটা কেটে নিচ্ছে। একই হিসাব Profit & Loss রিপোর্টে (অধ্যায় ১০)।
• Top products — সময়কালের সবচেয়ে বেশি বিক্রিত পণ্য।
• Recent sales — সাম্প্রতিক লেনদেন, যাতে ভুল দ্রুত ধরা পড়ে।
• Stock watch — কমে আসা বা শেষ হয়ে যাওয়া পণ্য।
• Category mix ও Expense mix — আয় কোথা থেকে আসে আর টাকা কোথায় যায়।

বিস্তারিত দরকার হলে যেকোনো কার্ড থেকে পুরো স্ক্রিনে যেতে পারেন।

সাইন-আউট করা

যেকোনো একটি:

• Sidebar → Sign out (মেনুর নিচের লাল অপশন), অথবা
• হেডারে অ্যাভাটারে ক্লিক → Logout।

শেয়ার করা ক্যাশ কম্পিউটারে শিফট শেষে সবসময় সাইন-আউট করুন। না হলে পরের জনের নামে আপনার বিক্রি লেখা হবে — বা উল্টোটা।

পরবর্তী: অধ্যায় ২ — POS টার্মিনাল

২POS টার্মিনাল

বিক্রির স্ক্রিন। ক্যাশিয়াররা সারাদিন এখানেই কাজ করেন।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager, Staff (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• স্ক্রিনের গঠন
• পণ্য খুঁজে বের করা
• কার্টে যোগ করা
• কার্ট নিয়ে কাজ
• চেকআউট
• পূর্ণ পেমেন্ট
• আংশিক পেমেন্ট — বাকিতে বিক্রি
• রসিদ
• যেসব বার্তা দেখবেন
• দ্রুত রেফারেন্স

স্ক্রিনের গঠন

Sidebar → POS। POS স্ক্রিন পুরো উইন্ডো দখল করে — এখানে সাইডবার থাকে না।

ল্যাপটপ বা ডেস্কটপে:

┌──────────────────────────────────────────┬──────────────────┐
│ হেডার: search · fullscreen               │                  │
├──────────────────────────────────────────┤   CART           │
│  [Category filter] [Brand filter]        │                  │
│                                          │   পণ্যের সারি     │
│  ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐             │   পরিমাণ + / -   │
│  │পণ্য│ │পণ্য│ │পণ্য│ │পণ্য│             │                  │
│  └────┘ └────┘ └────┘ └────┘             │   Subtotal       │
│  ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐ ┌────┐             │   Total          │
│  │পণ্য│ │পণ্য│ │পণ্য│ │পণ্য│             │                  │
│  └────┘ └────┘ └────┘ └────┘             │   [ Checkout ]   │
└──────────────────────────────────────────┴──────────────────┘

ফোন বা ট্যাবে: কার্ট পণ্যের পাশে দেখা যায় না। বদলে নিচে একটি চওড়া Cart (n) বার থাকে, যাতে চলতি মোট দেখা যায়। ট্যাপ করলে কার্ট নিচ থেকে উঠে আসে।

Fullscreen। হেডারে একটি fullscreen বাটন আছে। চালু করলে ব্রাউজারের টুলবার লুকিয়ে যায় এবং পণ্যের গ্রিড সবচেয়ে বড় হয় — শুধু বিক্রির জন্য রাখা মেশিনে এটি করা ভালো। আবার চাপুন বা Esc চাপুন ফিরে আসতে।

পণ্য খুঁজে বের করা

তিনটি উপায়, এবং এগুলো একসঙ্গে কাজ করে:

Search box (হেডারে)। এর যেকোনো অংশ লিখুন:

• পণ্যের নাম, অথবা
• SKU (পণ্যের সংক্ষিপ্ত কোড), অথবা
• barcode।

লেখার সঙ্গে সঙ্গে গ্রিড ছোট হতে থাকে। বারকোড স্ক্যানার থাকলে আগে search box এ ক্লিক করুন, তারপর স্ক্যান করুন — স্ক্যানার নিজেই বারকোড লিখে দেবে এবং পণ্য সঙ্গে সঙ্গে চলে আসবে।

Category filter ও Brand filter (গ্রিডের উপরে)। কোনো একটি বাছলে শুধু সেই ক্যাটেগরি বা ব্র্যান্ডের পণ্য দেখাবে। সব দেখতে all এ ফিরিয়ে দিন।

কার্টে যোগ করা

1. পণ্যের কার্ডে ট্যাপ বা ক্লিক করুন।
2. quantity dialog খুলবে। এতে পণ্য এবং একটি পরিমাণের ঘর থাকে, যেখানে আগে থেকেই 1 লেখা।
3. ক্রেতা একের বেশি চাইলে সংখ্যাটি বদলান।
4. নিশ্চিত করুন। পণ্যটি কার্টে চলে যাবে।

পূর্ণ সংখ্যা নাকি দশমিক

এটি পণ্যের ইউনিটের উপর নির্ভর করে:

দশমিক-সক্ষম ইউনিটে ঘরটি 1 এর বদলে 1.00 দিয়ে শুরু হয়। অর্থাৎ ২.৫ কেজি চাল বিক্রি করা যাবে, কিন্তু ২.৫ বোতল তেল নয়। গোনা যায় এমন ইউনিটে দশমিক লিখলে বার্তা আসবে "Quantity must be a whole number for this unit"।

একই পণ্য দুইবার

আবার যোগ করলে কার্টে থাকা সারিতেই পরিমাণ বেড়ে যাবে — একই পণ্যের জন্য আলাদা দ্বিতীয় সারি হবে না।

কার্ট নিয়ে কাজ

কার্ট চলার পথে Subtotal ও Total হিসাব করতে থাকে।

চেকআউট

Checkout চাপলে Complete Sale ডায়ালগ খোলে। উপর থেকে নিচে পূরণ করুন।

ফিল্ডগুলোর নিচে একটি order summary থাকে — Subtotal, ছাড় (থাকলে), এবং বড় হরফে Total। শেষ করার আগে ক্রেতাকে যা বলেছেন তার সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।

ছাড় সম্পর্কে

Special Offer Price ঘরটি বিল থেকে যত টাকা বাদ যাবে সেই পরিমাণ — নাম যাই হোক, এটি বিক্রির নতুন দাম নয়। 50 লিখলে ক্রেতা ৳৫০ কম দেবেন। ঘরের নিচের লাইনে হিসাবটি দেখানো হয়, শেষ করার আগে মিলিয়ে নিন।

পূর্ণ পেমেন্ট

এটাই স্বাভাবিক ক্ষেত্র — ক্রেতা পুরো বিল এখনই দিচ্ছেন।

1. Partial Payment বন্ধ রাখুন।
2. Payment Method বাছুন।
3. Received Amount এ প্রাপ্ত টাকা লিখুন।
4. মোটের চেয়ে বেশি দিলে ঘরের নিচে Change: ৳… দেখাবে। সেটাই ফেরত দেবেন।
5. Complete Sale চাপুন।

Received Amount অবশ্যই Total এর সমান বা বেশি হতে হবে। কম হলে বার্তা আসবে "Received amount is less than total amount!" এবং বিক্রি হবে না। হয় বাকি টাকা নিন, নয়তো Partial Payment চালু করে বাকি হিসেবে লিখুন।

আংশিক পেমেন্ট — বাকিতে বিক্রি

নিয়মিত ক্রেতা এখন মাল নিয়ে পরে বাকি টাকা দেবেন — তখন এটি ব্যবহার করুন। অপরিশোধিত অংশ সেই ক্রেতার নামে বাকি হিসেবে জমা থাকে।

1. Partial Payment চালু করুন। একটি হলুদ সতর্কতা বাক্স আসবে যা মনে করিয়ে দেবে ক্রেতার তথ্য লাগবে।
2. Customer Name ও Customer Phone লিখুন। এখন দুটোই বাধ্যতামূলক — এভাবেই সিস্টেম জানে কার হিসাবে বাকি লিখতে হবে।
3. যতটুকু দিচ্ছেন তার জন্য Payment Method বাছুন।
4. আজ যা দিচ্ছেন তা Received Amount এ লিখুন।
5. Due Amount: ৳… দেখাবে, সঙ্গে একটি নোট যে বাকিটা ক্রেতার হিসাবে যাবে।
6. Complete Sale চাপুন।

আংশিক পেমেন্টের নিয়ম:

• ক্রেতার নাম এবং ফোন — দুটোই লাগবে।
• Received Amount ০ এর বেশি হতে হবে — পুরো বাকিতে বিক্রি এখানে লেখা যায় না।
• Received Amount Total এর সমান বা কম হতে হবে।

একই মানুষের জন্য সবসময় একই ফোন নম্বর ব্যবহার করুন। এই নম্বরই তাঁর সব বিক্রি এক সুতোয় বাঁধে — এক ক্রেতার দুটি আলাদা নম্বর মানে দুটি আলাদা হিসাব।

পরে সেই টাকা তোলার নিয়ম অধ্যায় ৫ — বাকি ও পেমেন্ট এ আছে।

রসিদ

বিক্রি সফল হলে রসিদ নিজে থেকেই প্রিন্ট হয় — প্রিন্ট ডায়ালগ আপনাআপনি খোলে। প্রিন্টার বেছে প্রিন্ট করুন, অথবা ক্রেতা রসিদ না চাইলে বাতিল করুন।

রসিদে Settings → Shop Details (অধ্যায় ১৩) থেকে আপনার দোকানের নাম, ফোন ও ঠিকানা আসে।

প্রতিটি বিক্রি একটি invoice number পায়, যার গঠন INV-YYYYMMDD-#### — যেমন INV-20260828-0042, অর্থাৎ ২৮ আগস্ট ২০২৬ তারিখের ৪২তম বিক্রি। পরে কোনো বিক্রি খুঁজতে বা রিটার্ন করতে এই নম্বর বলুন।

সফল বিক্রির ঠিক পরে স্ক্রিন নিজে থেকেই খালি হয়ে যায়: কার্ট, ক্রেতার তথ্য, ছাড়, প্রাপ্ত টাকা ও নোট সব মুছে যায় — পরের ক্রেতার জন্য প্রস্তুত।

রসিদ আবার প্রিন্ট করা

POS স্ক্রিন থেকে আবার প্রিন্ট করা যায় না। Sidebar → Sales এ গিয়ে বিক্রিটি খুঁজে সেখান থেকে কাজ করুন — দেখুন অধ্যায় ৩।

যেসব বার্তা দেখবেন

দ্রুত রেফারেন্স

সাধারণ নগদ বিক্রি, শুরু থেকে শেষ:

1. পণ্য খুঁজুন বা ট্যাপ করুন → পরিমাণ দিন → নিশ্চিত করুন।
2. প্রতিটি পণ্যের জন্য একই কাজ।
3. Checkout।
4. Payment Method: Cash।
5. Received Amount = ক্রেতার দেওয়া টাকা।
6. Change সংখ্যাটি দেখে ফেরত দিন।
7. Complete Sale → প্রিন্ট।

বাকিতে বিক্রি:

1. স্বাভাবিকভাবে কার্ট তৈরি করুন।
2. Checkout → Partial Payment চালু।
3. নাম + ফোন।
4. Received Amount = আজ যা দিচ্ছেন।
5. Due Amount মিলিয়ে নিন।
6. Complete Sale → প্রিন্ট।

পরবর্তী: অধ্যায় ৩ — বিক্রয়

৩বিক্রয়

দোকানের প্রতিটি বিক্রির রেকর্ড। ইনভয়েস খুঁজুন, ক্রেতা কী কিনেছেন দেখুন, দিনের হিসাব রপ্তানি করুন, বা রিটার্ন শুরু করুন।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager, Staff (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• স্ক্রিন
• পরিসংখ্যানের সারি
• বিক্রি খুঁজে বের করা
• একটি বিক্রি দেখা
• রিটার্ন শুরু করা
• রপ্তানি
• সংখ্যাগুলো বোঝা

স্ক্রিন

Sidebar → Sales।

উপর থেকে নিচে: সারাংশ টাইল, তারপর রপ্তানির বাটন, তারপর ফিল্টার, তারপর বিক্রির তালিকা। চওড়া স্ক্রিনে বিক্রিগুলো টেবিল আকারে আসে; ফোনে সেগুলো কার্ড হয়ে যায়, একই তথ্য নিয়ে।

পরিসংখ্যানের সারি

উপরের টাইলগুলো নিচের ফিল্টারে বাছা সময়কাল অনুযায়ী হিসাব করে। সাধারণত দেখায়:

• মোট বিক্রি — বিক্রি থেকে কত টাকা এল।
• লেনদেনের সংখ্যা — কতগুলো আলাদা বিক্রি।
• বিক্রীত পণ্য — সব মিলিয়ে কত ইউনিট।
• Returns — সময়কালে কতগুলো রিটার্ন হয়েছে।

এগুলো দ্রুত অবস্থা বোঝার জন্য, হিসাবের কাগজ নয়। সঠিক হিসাবের জন্য অধ্যায় ১০ — রিপোর্ট দেখুন।

বিক্রি খুঁজে বের করা

তালিকার উপরে তিনটি নিয়ন্ত্রণ:

Period। তৈরি করা সময়সীমার ড্রপডাউন — Today, Yesterday, Last 7 Days, Last 30 Days, This Month, Last Month, This Quarter, This Year, এবং Custom Range যেখানে নিজের শুরু ও শেষ তারিখ দিতে পারবেন।

Search। ইনভয়েস নম্বর বা ক্রেতার নাম লিখুন। আংশিক মিলও কাজ করে — 0042 লিখলে INV-20260828-0042 চলে আসে।

প্রতি পাতায় সারি। ৫, ১০, ২০ বা ৫০ বাছুন। তালিকার নিচের তীর দিয়ে পাতা বদলান।

একটি বিক্রি দেখা

যেকোনো সারিতে View (চোখের আইকন) চাপুন। Sale Details ডায়ালগ খুলবে, যাতে থাকে:

• ইনভয়েস নম্বর এবং বিক্রির তারিখ ও সময়।
• ক্রেতার নাম ও ফোন, অথবা Walk-in Customer।
• প্রতিটি পণ্যের সারি: নাম, SKU, পরিমাণ, একক দাম ও মোট।
• Subtotal, ছাড়, এবং চূড়ান্ত মোট।
• পেমেন্ট পদ্ধতি ও পেমেন্ট স্ট্যাটাস।
• কত টাকা নেওয়া হয়েছে এবং কত ফেরত দেওয়া হয়েছে।
• বিলের কোনো অংশ বাকি থাকলে due amount।
• এই বিক্রির কিছু ফেরত এলে Returned পরিমাণ।
• চেকআউটের সময় ক্যাশিয়ারের লেখা নোট।

✕ চেপে বা বাইরে ক্লিক করে ডায়ালগ বন্ধ করুন।

রিটার্ন শুরু করা

প্রতিটি সারিতে একটি Return বাটন আছে (গোল তীরের আইকন)। ক্লিক করলে রিটার্ন ফর্ম খুলবে, সেই বিক্রিটি আগে থেকেই বসানো অবস্থায়।

রিটার্ন শুরু করার এটিই একমাত্র উপায় — Returns স্ক্রিন থেকে কোনো বিক্রি ছাড়া রিটার্ন তৈরি করা যায় না। পুরো পদ্ধতি অধ্যায় ৪ — রিটার্ন ও এক্সচেঞ্জ এ আছে।

রপ্তানি

উপরের দিকে দুটি বাটন:

Export CSV — এখন যে বিক্রিগুলো দেখা যাচ্ছে (আপনার সময়কাল ও সার্চ অনুযায়ী) সেগুলোর একটি স্প্রেডশিট ফাইল নামায়। Excel বা Google Sheets এ খুলে নিজের হিসাব করতে পারবেন।

Export PDF — ব্রাউজারের প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে, তালিকার একটি সাজানো ও দোকানের নামসহ সংস্করণ নিয়ে। প্রিন্টার বেছে প্রিন্ট করুন, অথবা গন্তব্য হিসেবে "Save as PDF" বেছে ফাইল রাখুন। দোকানের নাম ও ঠিকানা Settings → Shop Details থেকে আসে।

দুটি রপ্তানিই আপনার দেওয়া ফিল্টার মেনে চলে। দিনের শেষের হিসাব চাইলে রপ্তানির আগে সময়কাল Today করে নিন।

সংখ্যাগুলো বোঝা

এই স্ক্রিনে যা নেই

কিছু কাজ অন্য জায়গায় হয়:

বিক্রির মোট কেন বদলাতে পারে

ক্রেতা বিক্রির কিছু অংশ ফেরত দিলে বিক্রির নিট মোট কমে যায়, কিন্তু মূল মোটটিও রাখা হয়। Sale Details ডায়ালগে দুটোই দেখা যায়, এবং Sales Report এ Original Total, Returns ও Net Total আলাদা কলামে থাকে। এটি ইচ্ছাকৃত: কী বিক্রি হয়েছিল আর কী ফেরত এসেছে — দুটোরই সৎ রেকর্ড থাকে, বিক্রিটা ছোট ছিল বলে ভান করা হয় না।

বিক্রির পেমেন্ট স্ট্যাটাস

পরবর্তী: অধ্যায় ৪ — রিটার্ন ও এক্সচেঞ্জ

৪রিটার্ন ও এক্সচেঞ্জ

ক্রেতা যখন কিছু ফেরত আনেন। কী ফেরত এল তা লিখুন, সঠিক টাকা ফেরত দিন, এবং মালটি আবার তাকে তুলুন।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager, Staff (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• রিটার্ন কীভাবে কাজ করে
• রিটার্ন তৈরি করা
• রিটার্ন ফর্মের প্রতিটি ফিল্ড
• ফেরতের টাকা কীভাবে হিসাব হয়
• Returns স্ক্রিন
• রিটার্ন অনুমোদন ও সম্পন্ন করা
• স্ট্যাটাসের অর্থ
• ফেরতের কারণ
• নিয়ম ও সীমা

রিটার্ন কীভাবে কাজ করে

রিটার্ন সবসময় কোনো একটি বিক্রির সঙ্গে যুক্ত। ভাসমান রিটার্ন তৈরি করা যায় না — মূল বিক্রি থেকেই শুরু করতে হয়, যাতে সিস্টেম জানে কী কেনা হয়েছিল, কত দামে, আর কতটা এখনও ফেরতযোগ্য।

রিটার্নের জীবন তিন ধাপে:

   PENDING  ──approve──▶  APPROVED  ──complete──▶  COMPLETED
      │                                                │
      └────────────reject────────▶ REJECTED      মাল আবার স্টকে ফেরে

স্টকে মাল শুধু Complete ধাপে ফেরে। রিটার্ন তৈরি করলেই স্টকের সংখ্যা বদলায় না। এটি ইচ্ছাকৃত — মাল আবার বিক্রয়যোগ্য স্টকে ঢোকার আগে দায়িত্বশীল কেউ যেন দেখে নিতে পারেন।

রিটার্ন তৈরি করা

1. Sidebar → Sales এ যান।
2. বিক্রিটি খুঁজুন। ক্রেতার কাছে রসিদ থাকলে ইনভয়েস নম্বর দিয়ে সার্চ করুন।
3. সেই সারিতে Return বাটন (গোল তীরের আইকন) চাপুন।
4. রিটার্ন ডায়ালগ খুলবে, উপরে বিক্রির তথ্য আগে থেকেই বসানো: ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, মোট, subtotal ও ছাড়।
5. ফর্মটি পূরণ করুন (পরের অংশ)।
6. নিচের সাবমিট বাটন চাপুন।

রিটার্নটি PENDING স্ট্যাটাসে তৈরি হবে এবং RTN-YYYYMMDD-#### গঠনের একটি রিটার্ন নম্বর পাবে।

রিটার্ন ফর্মের প্রতিটি ফিল্ড

Return Reason

পুরো রিটার্নের জন্য একটি ড্রপডাউন। সবচেয়ে মানানসই কারণটি বাছুন — তালিকা ফেরতের কারণ অংশে আছে। কেন মাল ফেরত আসছে তা রিপোর্টে এখান থেকেই দেখা যায়।

Select Items to Return

ফর্মের মূল অংশ। মূল বিক্রির প্রতিটি সারি এখানে দেখানো হয়:

যে পণ্যগুলো ফেরত আসছে তার পাশের চেকবক্সে টিক দিন। Available 0 থাকা সারিতে টিক দেওয়া যাবে না — সেটি ইতিমধ্যে পুরোপুরি ফেরত এসেছে।

টিক দিলে সেই সারির জন্য তিনটি ঘর আসে:

শিরোনামের পাশে একটি গণনা দেখায় আপনি কতগুলো পণ্য বেছেছেন।

Restocking Fee (৳)

ফেরতের টাকা থেকে কাটা হবে এমন পরিমাণ — আপনার হ্যান্ডলিং চার্জ। সাধারণ সদিচ্ছার রিটার্নে 0 রাখুন।

দুটি বিষয় জানা দরকার: এটি পূর্ণ টাকায় লিখতে হয় (দশমিক নিচের দিকে গোল হয়), এবং এটি ফেরতের টাকার চেয়ে বেশি হতে পারে না। বেশি লিখলে ত্রুটি দেখাবে এবং ঠিক না করা পর্যন্ত সাবমিট বাটন নিষ্ক্রিয় থাকবে।

Customer Name (if different) / Customer Phone (if different)

সাধারণ ক্ষেত্রে দুটোই খালি রাখুন — মূল ক্রেতার তথ্য নিজে থেকেই যায় (হালকা রঙে প্লেসহোল্ডার হিসেবে দেখতে পাবেন)। শুধু তখনই পূরণ করুন যখন মূল ক্রেতা ছাড়া অন্য কেউ মাল ফেরত আনছেন।

Additional Notes

মুক্ত লেখা। যা ফিল্ডে ধরে না তার জন্য উপযোগী: "ক্রেতা বলছেন দুই দিন পর কাজ করা বন্ধ করেছে, বাক্স রেখে দিয়েছেন"।

ফেরতের টাকা কীভাবে হিসাব হয়

   প্রতিটি পণ্যের ফেরত  =  ফেরত পরিমাণ  ×  প্রকৃত পরিশোধিত একক দাম
   মোট ফেরত            =  সব পণ্যের ফেরতের যোগফল
   হাতে ফেরত দেওয়া টাকা =  মোট ফেরত  −  restocking fee

যে একক দাম ব্যবহার হয় তা হলো মূল বিক্রির দাম, আজকের বিক্রয়মূল্য নয়। এরপর পণ্যের দাম বেড়ে থাকলেও ক্রেতা ঠিক যা দিয়েছিলেন তাই ফেরত পান।

ফর্মের নিচে একটি সারাংশ প্যানেল রিটার্ন তৈরির সঙ্গে সঙ্গে সংখ্যা দেখাতে থাকে, restocking fee লাল রঙে কর্তন হিসেবে থাকে। সাবমিটের আগে মিলিয়ে নিন।

Returns স্ক্রিন

Sidebar → Returns। দোকানের সব রিটার্ন, নতুনটি আগে।

ফিল্টার:

Clear দিয়ে ফিল্টার রিসেট করুন। প্রতিটি সারিতে রিটার্ন নম্বর, যে ইনভয়েস থেকে এসেছে, ক্রেতা, ধরন, ফেরতের অঙ্ক, স্ট্যাটাস ব্যাজ ও তারিখ থাকে। ব্যাজের রং: পেন্ডিং হলুদ, অনুমোদিত নীল, সম্পন্ন সবুজ, প্রত্যাখ্যাত লাল, বাতিল ধূসর।

যেকোনো সারিতে View চেপে রিটার্নটি খুলুন।

রিটার্ন অনুমোদন ও সম্পন্ন করা

Sidebar → Returns → View দিয়ে রিটার্নটি খুলুন। বর্তমান স্ট্যাটাস অনুযায়ী উপরে অ্যাকশন বাটন আসে।

রিটার্ন যখন PENDING

Approve — আপনি রিটার্নটি মেনে নিলেন। স্ট্যাটাস APPROVED হবে। এখনও কিছুই নড়েনি: স্টকও না, টাকাও না।

Reject — আপনি প্রত্যাখ্যান করলেন। একটি ছোট বাক্সে rejection reason লিখতে বলা হবে। স্ট্যাটাস REJECTED হয়ে রিটার্নটি বন্ধ হয়। সত্যিকারের কারণ লিখুন; এটি রেকর্ডে থেকে যায়।

রিটার্ন যখন APPROVED

Complete — শেষ ধাপ। এটিই আসল:

• ফেরত আসা পরিমাণ স্টকে যোগ হয়।
• রিটার্ন COMPLETED হয় এবং সময় ও কে করেছেন তা লেখা হয়।
• ফেরতের টাকা বিক্রির বিপরীতে লিপিবদ্ধ হয়।

বাস্তব অভ্যাস

ছোট দোকানে যেখানে একই ব্যক্তি পুরো কাজটি করেন, সেখানে নিয়ম হলো: রিটার্ন তৈরি → Approve → Complete, এক নাগাড়ে। তিনটি ধাপ আছে যাতে বড় দোকানে কাউন্টার আর স্টকের মাঝে একজন ম্যানেজার রাখা যায়।

স্ট্যাটাসের অর্থ

ফেরতের কারণ

ধারাবাহিক থাকুন। "কোন সাপ্লায়ার বারবার নষ্ট মাল পাঠায়?" — এই প্রশ্নের উত্তর পাওয়ার একমাত্র উপায় এই কারণগুলো।

নিয়ম ও সীমা

• যত কেনা হয়েছে তার বেশি কখনও ফেরত নেওয়া যায় না। প্রতিটি সারির Available সংখ্যা এটি নিশ্চিত করে, এবং একই বিক্রির আগের রিটার্নগুলোও হিসাবে ধরে।
• এক বিক্রিতে একাধিক রিটার্ন চলে। ক্রেতা আজ একটি, আগামী সপ্তাহে আরেকটি ফেরত দিতে পারেন; প্রতিটি আলাদা রেকর্ড।
• Restocking fee ফেরতের টাকার চেয়ে বেশি হতে পারে না। ক্রেতাকে কিছু না দিয়ে ফি দাবি করা যাবে না।
• স্টক শুধু Complete এ নড়ে। PENDING বা APPROVED রিটার্ন আপনার স্টক বদলায়নি।
• সম্পন্ন রিটার্ন আর ফেরানো যায় না। ভুল করে সম্পন্ন করে ফেললে বাস্তবে যা ঘটেছে সেই অনুযায়ী নতুন বিক্রি বা একটি removal লিখে ঠিক করুন।

Type ফিল্ড প্রসঙ্গে

রিটার্ন ডিফল্টে Partial Return হিসেবে লেখা হয় এবং রিটার্ন ফর্মে টাইপ বাছার অপশনটি এখন দেখানো হয় না — তাই বাস্তবে আপনার তৈরি প্রতিটি রিটার্ন এই ধরনেরই হবে, ক্রেতা একটি পণ্য ফেরত দিন বা সবগুলো। Returns স্ক্রিনের Type ফিল্টার এখনও কাজ করে, এবং পুরোনো রেকর্ডে অন্য ধরন থাকতে পারে। এতে ফেরতের টাকা, স্টকে ফেরত যাওয়া মাল বা কোনো রিপোর্টে কোনো প্রভাব পড়ে না: সেগুলো আপনার টিক দেওয়া পণ্য ও পরিমাণ থেকে নির্ধারিত হয়, টাইপের লেবেল থেকে নয়।

একইভাবে exchange (টাকা ফেরত না দিয়ে অন্য পণ্যের সঙ্গে বদল) সিস্টেমে আছে, কিন্তু বর্তমান রিটার্ন ফর্ম থেকে সেখানে পৌঁছানো যায় না। এখন এক্সচেঞ্জ সামলাতে: ফেরত আসা মালের রিটার্ন সম্পন্ন করুন, তারপর বদলি পণ্যটি POS থেকে নতুন বিক্রি হিসেবে করুন।

পরবর্তী: অধ্যায় ৫ — বাকি ও পেমেন্ট

৫বাকি ও পেমেন্ট

ক্রেতাদের কাছে যে টাকা পাওনা আছে, এবং তাঁরা দিলে সেটি লিপিবদ্ধ করা।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager, Staff (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• বাকি কোথা থেকে আসে
• স্ক্রিন
• All Payments ট্যাব
• Customer Dues ট্যাব
• Overdue Sales ট্যাব
• Summary ট্যাব
• পেমেন্ট লিপিবদ্ধ করা
• পেমেন্ট পদ্ধতি ও অতিরিক্ত ঘর
• ব্যালেন্স কীভাবে বদলায়
• পেমেন্ট void করা
• বাকির ক্রেতাদের জন্য ভালো অভ্যাস

বাকি কোথা থেকে আসে

POS এ Partial Payment চালু করে বিক্রি করলে বাকি তৈরি হয় — ক্রেতা মাল নেন, বিলের একটি অংশ দেন, বাকিটা তাঁর হিসাবে লেখা হয়। দেখুন অধ্যায় ২ — আংশিক পেমেন্ট।

বাকি তৈরির এটিই একমাত্র উপায়। ক্রেতার রেকর্ড নিজে থেকেই তৈরি হয় যখন আপনি প্রথমবার সেই ফোন নম্বরে বাকিতে বিক্রি করেন; আলাদা কোনো "ক্রেতা যোগ করুন" স্ক্রিন নেই।

স্ক্রিন

Sidebar → Dues। পেজের শিরোনাম Dues & Payments Management।

উপরে ডানে একটি New Payment বাটন — সব ট্যাব থেকেই পাওয়া যায়। তার নিচে চারটি ট্যাব:

All Payments ট্যাব

আপনার লেখা প্রতিটি পেমেন্ট, নতুনটি আগে — পেমেন্ট নম্বর, ক্রেতা, অঙ্ক, পদ্ধতি, স্ট্যাটাস ও তারিখ সহ।

প্রতিটি পেমেন্ট PAY-YYYYMMDD-#### গঠনের একটি নম্বর পায় — কোনো ক্রেতা পেমেন্ট লেখা হয়েছে কিনা প্রশ্ন তুললে এই নম্বর বলুন।

সারিতে ক্লিক করলে পেমেন্টের বিস্তারিত আসে: পুরো অঙ্ক, পদ্ধতি, লেনদেনের রেফারেন্স, কোন কোন ইনভয়েসে বসানো হয়েছে, কে গ্রহণ করেছেন, এবং নোট।

Customer Dues ট্যাব

আপনার দেনাদারের তালিকা। প্রতিটি ক্রেতার নাম, ফোন, এবং current balance — সব অপরিশোধিত বিক্রি মিলিয়ে মোট পাওনা।

কোনো ক্রেতা খুললে ব্যালেন্স যেসব ইনভয়েস দিয়ে তৈরি সেগুলো দেখা যায়: ইনভয়েস নম্বর, তারিখ, মোট, কত পরিশোধিত, এবং কত বাকি।

প্রতিটি ক্রেতার সারিতে পেমেন্ট নেওয়ার অপশন আছে, যা সেই ক্রেতাকে আগে থেকেই বসিয়ে পেমেন্ট ফর্ম খোলে। কেউ টাকা দিতে এলে এটিই দ্রুততম পথ।

Overdue Sales ট্যাব

অপরিশোধিত বিলগুলোর মধ্যে যেগুলোর তারিখ পেরিয়ে গেছে। এটাই আপনার তাগাদার তালিকা — বড় হওয়ার আগেই কাজ শেষ করুন।

Customer Dues এর মতোই তথ্য, শুধু দেরি হয়ে যাওয়াগুলো ছেঁকে নেওয়া।

Summary ট্যাব

দোকানের সামগ্রিক বাকির অবস্থা:

• Total customers with dues — কতজন আপনার টাকা পাওনা রেখেছেন।
• Total outstanding amount — দোকানের মোট পাওনা।
• Average due per customer — গড়ে প্রতি ক্রেতার বাকি।
• Customers over credit limit — যাঁদের নির্ধারিত সীমার বেশি বাকি রাখতে দেওয়া হয়েছে।
• Recent payments ও total pending invoices।

মোট পাওনার সংখ্যাটির দিকে নজর রাখুন। এটি ক্রমাগত বাড়তে থাকা মানে আপনি যত দ্রুত বাকিতে বিক্রি করছেন তত দ্রুত টাকা তুলছেন না।

পেমেন্ট লিপিবদ্ধ করা

New Payment (উপরে ডানে) চাপুন, অথবা Customer Dues এ কোনো ক্রেতার সারি থেকে পেমেন্ট নিন। Create New Payment ডায়ালগ খুলবে।

এই ফর্মে একজন ক্রেতা একসঙ্গে এক বা একাধিক ইনভয়েস পরিশোধ করতে পারেন — বাস্তবে সাধারণত এমনই হয়: ক্রেতা ৳৫,০০০ দিয়ে তিনটি পুরোনো বিল মেটান।

ধাপে ধাপে:

1. Customer * — ড্রপডাউন থেকে বাছুন। প্রতিটি নামের পাশে ফোন নম্বর দেখানো হয়, যাতে একই নামের দুইজনকে আলাদা করা যায়। ক্রেতার সারি থেকে এলে এটি আগেই বসানো ও লক থাকে।
2. একটি Customer Due Summary কার্ড আসবে, যাতে তাঁর Total Due ও কতগুলো Overdue Sales আছে দেখা যায়। ক্রেতাকে তাঁর অবস্থা জানাতে এটি ব্যবহার করুন।

3. Payments * — এই টাকা কী কী পরিশোধ করছে তার তালিকা তৈরি করুন। যোগ বাটন দিয়ে সারি যোগ করুন, প্রতিটি সারিতে:

   • Invoice Number * — ড্রপডাউন থেকে অপরিশোধিত ইনভয়েস বাছুন।
   • Amount (৳) * — এই পেমেন্টের কত অংশ সেই ইনভয়েসে বসবে।

   প্রতিটি অতিরিক্ত ইনভয়েসের জন্য আরেকটি সারি যোগ করুন। সারিগুলোর যোগফল আপনার প্রকৃত প্রাপ্ত টাকার সমান হতে হবে।

4. Payment Method * — কীভাবে দিলেন (পরের অংশ দেখুন)।
5. সেই পদ্ধতির জন্য যেসব অতিরিক্ত রেফারেন্স ঘর আসে সেগুলো পূরণ করুন।
6. Notes — লিখে রাখার মতো কিছু।
7. সাবমিট করুন।

যেসব বার্তা আসতে পারে:

পেমেন্ট পদ্ধতি ও অতিরিক্ত ঘর

পদ্ধতি বাছলে কোন রেফারেন্স ঘরগুলো আসবে তা বদলায়। সেগুলো পূরণ করুন — পরে ব্যাংক বা বিকাশের স্টেটমেন্টের সঙ্গে হিসাব মেলানোর এটাই উপায়।

ব্যালেন্স কীভাবে বদলায়

পেমেন্ট সেভ হলে:

1. প্রতিটি ইনভয়েসের পরিশোধিত অঙ্ক বাড়ে এবং বাকি অঙ্ক আপনার বসানো পরিমাণ অনুযায়ী কমে।
2. পুরোপুরি পরিশোধিত ইনভয়েসের স্ট্যাটাস PARTIAL থেকে COMPLETED হয়ে যায়।
3. ক্রেতার current balance মোট পেমেন্ট অনুযায়ী কমে।
4. ক্রেতার balance history তে একটি লাইন লেখা হয় — আগের ব্যালেন্স, পরিবর্তন, এবং পরের ব্যালেন্স।

Balance history একটি স্থায়ী নথি। কোনো ক্রেতা তাঁর হিসাব নিয়ে আপত্তি করলে এটিই দেখাবেন — কোন বিক্রি তাঁর ব্যালেন্স বাড়িয়েছে আর কোন পেমেন্ট কমিয়েছে, ক্রম অনুসারে।

পেমেন্ট void করা

ভুল করে লেখা পেমেন্ট void করা যায়। Void করলে সেটি যা করেছিল সব উল্টে যায়: ইনভয়েস আবার অপরিশোধিত হয়, ক্রেতার ব্যালেন্স আবার বাড়ে, এবং উল্টো লেনদেনটি balance history তে লেখা হয়।

বাকির ক্রেতাদের জন্য ভালো অভ্যাস

• প্রতিবার ফোন নম্বর নিন। এটি ছাড়া বিক্রিটি কোনো হিসাবের সঙ্গে যুক্ত হয় না।
• ফোন নম্বর হুবহু একইভাবে লিখুন। পুরো দোকানের জন্য একটি ধরন ঠিক করে তাতেই থাকুন।
• টাকা পাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে লিখুন। পকেটে থাকা অলিখিত পেমেন্ট মানে এমন এক ক্রেতা, যাঁর কাছে ইতিমধ্যে দেওয়া টাকার জন্য আবার তাগাদা যাবে।
• সপ্তাহে একবার Overdue Sales দেখুন। ছোট বাকি তাড়াতাড়ি চাইলে আদায় হয়; বড় বাকি দেরিতে চাইলে সাধারণত হয় না।
• Summary এর মোটের দিকে নজর রাখুন। মাসের পর মাস মোট পাওনা বাড়তে থাকলে কাকে বাকিতে বিক্রি করছেন তা কড়া করুন।
• মুছবেন না — void করুন। ভুল হলে void করে তারপর সঠিক এন্ট্রি লিখুন।

পরবর্তী: অধ্যায় ৬ — পণ্য

৬পণ্য

আপনার পণ্যতালিকা। যা কিছু বিক্রি করবেন, আগে এখানে থাকতে হবে।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• শুরু করার আগে
• স্ক্রিন
• পণ্য যোগ করা
• SKU
• বারকোড
• সঠিক ইউনিট বাছা
• দাম
• Low stock threshold
• পণ্যের তালিকা
• পণ্যের বিস্তারিত
• পণ্য সম্পাদনা
• পণ্য মুছে ফেলা
• বারকোড লেবেল প্রিন্ট
• স্টক যোগ করা

শুরু করার আগে

পণ্য যোগ করার আগে অন্তত একটি category থাকতে হবে — Category ফিল্ডটি বাধ্যতামূলক এবং না থাকলে তার ড্রপডাউন খালি থাকবে। ব্র্যান্ড ঐচ্ছিক, তবে কাজে লাগে। দুটোই আগে সেটআপ করুন অধ্যায় ১২ — সেটআপ এ।

স্ক্রিন

Sidebar → Products। দুটি ট্যাব:

• List — আপনার পুরো তালিকা, সার্চ, ফিল্টার ও সারাংশ টাইলসহ।
• Add — নতুন পণ্যের ফর্ম। (সম্পাদনার সময় এই ট্যাবটি Edit হয়ে যায়।)

পণ্য যোগ করা

Sidebar → Products → Add। ফর্মের শিরোনাম Add New Product।

স্ক্রিনে * চিহ্নিত ঘরগুলো অবশ্যই পূরণ করতে হবে। শেষে সেভ করুন।

SKU

SKU (Stock Keeping Unit) হলো পণ্যের জন্য আপনার নিজস্ব কোড। এটি রসিদ, রিপোর্ট ও রপ্তানিতে দেখা যায়, এবং খোঁজার দ্রুততম উপায়।

ঘরের নিচে দুটি ছোট ব্যাজ এটি কীভাবে তৈরি হবে তা ঠিক করে:

Auto-generate (ডিফল্ট, এবং এটিই ব্যবহার করা উচিত)। সিস্টেম কোডটি তৈরি করে দেয় এবং ঘরটি নিষ্ক্রিয় থাকে। পাশে একটি রিফ্রেশ বাটন আছে যা পরের কোডটি তৈরি করে, কোনোটি বাদ দিতে চাইলে কাজে লাগে।

Manual। এই ব্যাজে ক্লিক করলে ঘরটি খুলে যায় এবং নিজে লিখতে পারবেন। যা লিখবেন তা নিজে থেকেই বড় হাতের অক্ষরে হয়ে যাবে। দোকানে আগে থেকেই কোডিং পদ্ধতি চালু থাকলে এটি ব্যবহার করুন।

ঘরের পাশের কপি বাটন SKU টি ক্লিপবোর্ডে কপি করে।

বারকোড

নতুন পণ্য সেভ করলে বারকোড নিজে থেকেই তৈরি হয়। কিছু লিখতে হয় না।

এরপর আপনি পারবেন:

• কাউন্টারে স্ক্যান করতে। POS এর search box এ ক্লিক করে স্ক্যান করুন, পণ্য চলে আসবে — দেখুন অধ্যায় ২।
• তাকের জন্য লেবেল প্রিন্ট করতে — নিচে দেখুন।

পণ্যের গায়ে আগে থেকেই প্রস্তুতকারকের বারকোড থাকলে পণ্যটি সম্পাদনা করে সেই নম্বরটি বসিয়ে দিতে পারেন, তাহলে প্যাকেটের ছাপা বারকোড স্ক্যান করলেই কাজ হবে। বারকোড অনন্য হতে হবে — দুটি পণ্যে একই বারকোড দিতে চাইলে বার্তা আসবে "Product with this barcode already exists"।

সঠিক ইউনিট বাছা

ইউনিটই ঠিক করে আপনি পণ্যের ভগ্নাংশ বিক্রি করতে পারবেন কিনা। তৈরির সময়েই ঠিক করে নিন; এরপর প্রতিদিন কাউন্টারে এটিই আচরণ নিয়ন্ত্রণ করবে।

শুধু পূর্ণ সংখ্যা — এগুলোর ১.৫ বিক্রি করা যায় না:

Piece · Box · Pack · Dozen · Set · Bag · Bottle · Can · Jar · Sachet · Bundle · Unit · Pair · Roll · Sheet · Carton · Case · Packet · Lot

দশমিক চলে — এগুলোর ১.৫ বিক্রি করা যায়:

Kilogram · Gram · Liter · Milliliter · Meter · Feet · Inch

কীভাবে বাছবেন:

দাম

Purchase Price হলো প্রতি এককে আপনার খরচ। Selling Price হলো প্রতি এককে ক্রেতার দাম। এই পার্থক্যই আপনার মার্জিন, এবং সিস্টেমের প্রতিটি লাভের হিসাব এখান থেকেই চলে — Dashboard এর লাভের টাইল, Sales Report, এবং Profit & Loss।

   প্রতি এককে লাভ  =  Selling Price  −  Purchase Price
   মার্জিন %       =  লাভ ÷ Selling Price × 100

দুটি দামই প্রয়োজনে পয়সাসহ লিখুন, যেমন 10.50।

Low stock threshold

যে সংখ্যায় নামলে পণ্যটিকে "শেষ হয়ে আসছে" ধরতে হবে। সাপ্লায়ারের মাল আসতে যত সময় লাগে, সেই সময়ে আপনি যতটা বিক্রি করেন — মোটামুটি ততটা রাখুন।

স্টক এই সংখ্যায় বা তার নিচে নামলে পণ্যটি:

• Dashboard এর Stock Watch কার্ডে আসে,
• Inventory Report এর Low Stock Alert অংশে আসে,
• পণ্যের তালিকায় Low Stock চিহ্নিত হয়।

দ্রুত বিক্রি হয় অথচ সাপ্লায়ার ধীর — এমন পণ্যের threshold বেশি হওয়া উচিত। কম বিক্রি হওয়া পণ্যে ১ বা ২ ই যথেষ্ট।

পণ্যের তালিকা

Sidebar → Products → List।

উপরে সারাংশ টাইল: কতগুলো পণ্য আছে, কতগুলো কমে এসেছে, আপনার মোট ইনভেন্টরি মূল্য ইত্যাদি।

নাম, SKU বা বারকোড দিয়ে সার্চ করুন। চওড়া স্ক্রিনে পণ্যগুলো টেবিল হয়; ফোনে কার্ড হয়। প্রতি পাতায় সারি ঠিক করে নিচের তীর দিয়ে পাতা বদলান।

প্রতিটি পণ্যের বিপরীতে স্টক স্ট্যাটাস দেখানো হয়:

সারির অ্যাকশন: View · Barcode · Edit · ডিলিট।

বারকোড নেই এমন পণ্যে Barcode বাটন নিষ্ক্রিয় থাকে।

পণ্যের বিস্তারিত

যেকোনো পণ্যে View চাপুন। চারটি ট্যাব:

Overview — পুরো রেকর্ড: নাম, SKU, বারকোড, ক্যাটেগরি, ব্র্যান্ড, ইউনিট, দুই দাম, বর্তমান স্টক, threshold, রাখার জায়গা, বিবরণ ও স্ট্যাটাস।

Inventory — এই পণ্য যেসব ক্রয়-ব্যাচে এসেছে, প্রতিটির পরিমাণ, কতটা বাকি, প্রতি এককে দেওয়া দাম ও কবে এসেছে। এখানেই দেখবেন যে ২০টি ৳১০০ দরে আর ৩০টি ৳১১০ দরে কিনেছিলেন, এবং কোনটির কতটা বাকি।

Sales — এই পণ্য যেসব বিক্রিতে গেছে। কিছু আসলেই চলছে কিনা দেখার জন্য ভালো।

Activity — এই পণ্যের রেকর্ডে যা যা হয়েছে তার তারিখসহ তালিকা:

প্রতিটি এন্ট্রিতে কে ও কখন করেছেন লেখা থাকে। স্টকের সংখ্যা ভুল মনে হলে প্রথমে এখানেই দেখুন।

পণ্য সম্পাদনা

পণ্যের সারিতে Edit চাপুন। ফর্মটি আগের তথ্য নিয়ে খোলে এবং Add ট্যাবটির নাম Edit হয়ে যায়।

সম্পাদনার ফর্মে যোগ করার ফর্মের সব ঘরই আছে, শুধু Stock Quantity ছাড়া — পণ্য সম্পাদনা করে স্টক বদলানো যায় না। এটি ইচ্ছাকৃত: স্টক নড়তে হলে একটি কারণ থাকতে হবে, এবং সেই কারণ লিপিবদ্ধ হতে হবে। দেখুন স্টক যোগ করা।

বাকি সব বদলানো যায়। দামের পরিবর্তন পরের বিক্রি থেকে কার্যকর হয়; আগের বিক্রিগুলো যে দামে হয়েছিল সেই দামেই থাকে।

পণ্য মুছে ফেলা

ডিলিট বাটন (ট্র্যাশ আইকন) পণ্যটিকে তালিকা থেকে সরিয়ে দেয়।

ডিলিট সত্যিকারের ভুলের জন্য: দুইবার তৈরি হয়ে যাওয়া পণ্য, বা কখনও বিক্রি হওয়ার আগেই ভুল তথ্য নিয়ে তৈরি করা পণ্য।

বারকোড লেবেল প্রিন্ট

1. Sidebar → Products → List।
2. পণ্যটি খুঁজুন।
3. Barcode (প্রিন্টার আইকন) চাপুন।
4. একটি প্রিন্ট প্রিভিউ খুলবে, যাতে বারকোড, পণ্যের নাম ও দাম থাকে।
5. কত কপি দরকার বেছে প্রিন্ট করুন।

লেবেল কাগজে প্রিন্ট করে তাকে বা পণ্যে লাগান। এরপর কাউন্টারে টাইপ করার বদলে স্ক্যান করলেই হবে — দ্রুততর, এবং ভুল পণ্য তোলার ঝুঁকিও নেই।

"No barcode available for this product" দেখালে সেই পণ্যে কোনো বারকোড নেই। সম্পাদনা করে একটি যোগ করুন।

স্টক যোগ করা

দুটি আলাদা পরিস্থিতি, দুটি আলাদা উপায়। সঠিকটি বাছাই আপনার লাভের হিসাব সত্য রাখে।

আপনি মাল কিনেছেন — Purchases ব্যবহার করুন

Sidebar → Purchases এ গিয়ে কী পেয়েছেন তা লিখুন, কত দিয়েছেন সহ। এতে একটি ব্যাচ তৈরি হয়, এবং মাল বিক্রি হলে সিস্টেম সেই ব্যাচের খরচ ধরেই লাভ হিসাব করে।

স্টক যোগ করার এটাই স্বাভাবিক ও সঠিক উপায়। দেখুন অধ্যায় ৭।

আপনি গণনা ঠিক করছেন — স্টক সমন্বয় করুন

স্টক গণনায় তাকে ৪৮টি পাওয়া গেল অথচ সিস্টেম বলছে ৫০ — এই দুটি কম পড়া কোনো ক্রয় নয়। বাস্তবে যা ঘটেছে সেটিই লিখুন:

• নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ, চুরি বা হারানো → Product Removal, যা ক্ষতিটি আপনার লাভের বিপরীতে লিপিবদ্ধ করে।
• সত্যিকারের গণনার ভুল → স্টকের সংখ্যা সমন্বয় করুন, এবং পরিবর্তনটি আপনার নামসহ পণ্যের Activity লগে লেখা হবে।

পরবর্তী: অধ্যায় ৭ — ক্রয়

৭ক্রয়

সাপ্লায়ারের কাছ থেকে পাওয়া মাল, কত দামে কিনেছেন তা সহ লিপিবদ্ধ করা। এটিই সিস্টেমের প্রতিটি লাভের হিসাবকে বিশ্বাসযোগ্য করে।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• এই স্ক্রিন কেন গুরুত্বপূর্ণ
• ব্যাচ কী
• FIFO — খরচ কীভাবে হিসাব হয়
• ক্রয় লিপিবদ্ধ করা
• ক্রয়ের তালিকা
• পরিসংখ্যান কার্ড
• ব্যাচের বিস্তারিত
• মেয়াদ পর্যবেক্ষণ
• সাধারণ ভুল

এই স্ক্রিন কেন গুরুত্বপূর্ণ

লাভ মানে বিক্রয়মূল্য বিয়োগ মালটি আপনার কত পড়েছে। এই দ্বিতীয় অংশটি কোথাও থেকে আসতে হয়, আর সেটি আসে এখান থেকেই।

ক্রয় লিপিবদ্ধ করলে আপনি সিস্টেমকে দুটি জিনিস বলেন: কতটি ইউনিট এসেছে, এবং প্রতি এককে কত দিয়েছেন। সেই ইউনিট বিক্রি হলে ওই খরচ বিক্রি থেকে বাদ দিয়ে লাভ বের করা হয়। এই ধাপ বাদ দিলে সিস্টেমের কাছে কোনো খরচ থাকে না, তাই সে এমন লাভ দেখাবে যা আপনি আসলে করেননি।

ব্যাচ কী

আপনার লেখা প্রতিটি ক্রয় একটি ব্যাচ তৈরি করে — এক পণ্যের এক চালান, এক দামে।

জানুয়ারিতে একই পণ্যের ২০টি ৳১০০ দরে আর মার্চে ৩০টি ৳১১০ দরে কিনলে আপনার দুটি ব্যাচ হলো। সিস্টেম এগুলো আলাদা রাখে কারণ দাম আলাদা।

প্রতিটি ব্যাচে থাকে:

পণ্যের সামগ্রিক স্টক সংখ্যা মানে তার সব ব্যাচের অবশিষ্ট পরিমাণের যোগফল।

FIFO — খরচ কীভাবে হিসাব হয়

FIFO মানে First In, First Out: পুরোনো স্টক আগে বিক্রি হয়েছে ধরা হয়।

উপরের উদাহরণে:

   ব্যাচ A (জানুয়ারি):  ২০টি @ ৳১০০     ← আগে বিক্রি হবে
   ব্যাচ B (মার্চ):      ৩০টি @ ৳১১০     ← A শেষ হলে

২৫টি ৳১৫০ দরে বিক্রি করলে সিস্টেম হিসাব করে:

   ২০টি আসে ব্যাচ A থেকে:  ২০ × ৳১০০ = ৳২,০০০
    ৫টি আসে ব্যাচ B থেকে:   ৫ × ৳১১০ =   ৳৫৫০
                              খরচ    = ৳২,৫৫০

   আয়  = ২৫ × ৳১৫০ = ৳৩,৭৫০
   লাভ = ৳৩,৭৫০ − ৳২,৫৫০ = ৳১,২০০

ব্যাচ A এখন খালি; ব্যাচ B তে ২৫টি বাকি।

হিসাবরক্ষকরা এই পদ্ধতিই ব্যবহার করেন, এবং দোকান আসলে যেভাবে চলে তার সঙ্গেও এটি মেলে — আপনি তাকের সামনের পুরোনো মালই আগে বিক্রি করেন। এর মানে:

• আপনার লাভের সংখ্যা বাস্তব, অনুমান নয়।
• সাপ্লায়ার দাম বাড়ালে আপনার লাভ সৎভাবে কমে দেখায়, মিথ্যা সুন্দর থাকে না।
• আপনার ইনভেন্টরি মূল্য মালের প্রকৃত খরচ প্রতিফলিত করে।

কাউন্টারে এর জন্য আপনাকে কিছু ভাবতে হয় না। ঠিকমতো ক্রয় লিখলে হিসাব নিজে থেকেই হয়।

ক্রয় লিপিবদ্ধ করা

Sidebar → Purchases → Add।

পণ্য বাছা। পণ্যের ঘরটি একটি সার্চযোগ্য তালিকা। ক্লিক করে নামের বা SKU এর অংশ লিখুন; লেখার সঙ্গে সঙ্গে মিল ছেঁকে আসে। বাছলে Product Name (SKU: ABC123) আকারে দেখাবে।

Unit Cost প্রতি এককের, পুরো চালানের নয়। ১০০ পিসের জন্য ৳১,৫৫০ দিলে 15.50 লিখুন, 1550 নয়। লেখার সঙ্গে সঙ্গে Batch Value পূরণ হয় — সেভ করার আগে সাপ্লায়ারের চালানের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। না মিললে কোনো একটি ঘরে ভুল সংখ্যা আছে।

সেভ করলে পরিমাণটি সঙ্গে সঙ্গে পণ্যের স্টকে যোগ হয়।

ক্রয়ের তালিকা

Sidebar → Purchases → List। শিরোনাম Purchase Batches। প্রতিটি ব্যাচ, নতুনটি আগে — পণ্য, প্রাপ্ত পরিমাণ, অবশিষ্ট পরিমাণ, একক দাম, ব্যাচ মূল্য ও প্রাপ্তির তারিখ সহ।

সার্চ ও পাতা বদল অন্য তালিকার মতোই কাজ করে।

তালিকা পড়ার সময় যে দুটি সংখ্যা মেলাবেন তা হলো প্রাপ্ত পরিমাণ বনাম অবশিষ্ট পরিমাণ:

• অবশিষ্ট প্রাপ্তির কাছাকাছি → প্রায় বিক্রিই হচ্ছে না। তাকে বসে থাকা টাকা।
• অবশিষ্ট প্রায় শূন্য → ভালো চলছে। শূন্য হওয়ার আগেই আবার অর্ডার করুন।

পরিসংখ্যান কার্ড

তালিকার উপরে আপনার স্টকের অবস্থা সংক্ষেপে দেখানো কিছু কার্ড:

Utilization এর দিকে নজর রাখুন। কম শতাংশ মানে আপনি যা বিক্রি করতে পারেন তার চেয়ে বেশি কিনেছেন — টাকা কাজ না করে স্টকে বন্দি।

ব্যাচের বিস্তারিত

কোনো ব্যাচে ক্লিক করে খুলুন। সেই চালান সম্পর্কে লেখা সব তথ্য দেখা যাবে, সঙ্গে কতটা বাকি আছে এবং আজ তার মূল্য কত।

একটি পণ্যের ব্যাচগুলোতে উল্টো দিক দিয়েও পৌঁছানো যায়: Sidebar → Products → পণ্যে View → Inventory ট্যাবে সেই এক পণ্যের প্রতিটি ব্যাচ থাকে। এই দৃশ্যটি "আমার হাতে থাকা স্টকের জন্য আমি আসলে কত দিয়েছি?" প্রশ্নের উত্তর দেয়।

মেয়াদ পর্যবেক্ষণ

যেসব ব্যাচে মেয়াদের তারিখ আছে, সিস্টেম আপনার হয়ে সেগুলোর দিকে নজর রাখে:

খাদ্য, ওষুধ বা প্রসাধনী রাখলে প্রতি সপ্তাহের শুরুতে Expiry Alerts দেখুন।

কিছুর মেয়াদ শেষ হলে সেটি তাক থেকে নামিয়ে EXPIRED কারণ দিয়ে একটি Product Removal লিখুন। এতে সেটি স্টক থেকে বাদ যাবে এবং ক্ষতিটি ঠিকভাবে হিসাবে উঠবে।

Performance কার্ড দেখায় কতগুলো ব্যাচে আদৌ কোনো মেয়াদের তারিখ নেই — অর্থাৎ আপনার স্টকের কতটা এভাবে পর্যবেক্ষণের বাইরে।

সাধারণ ভুল

পুরো চালানের দাম unit cost হিসেবে লেখা। ৳১৫.৫০ এর জায়গায় ৳১,৫৫০ লিখলে সিস্টেম ভাববে প্রতিটি ইউনিট আপনার ৳১,৫৫০ পড়েছে, তাই সেই পণ্যের প্রতিটি বিক্রিতে বিশাল লোকসান দেখাবে। সেভ করার আগে সবসময় Batch Value মিলিয়ে দেখুন।

পণ্য সম্পাদনা করে স্টক যোগ করা। ওভাবে যোগ করা স্টকের কোনো খরচ থাকে না। সিস্টেম সেটিকে বিনামূল্যের ধরে, এবং তার প্রতিটি বিক্রিতে ফোলানো লাভ দেখায়। সবসময় এখানেই আসুন।

দুই দামে কেনা মালের জন্য একটি ব্যাচ লেখা। সাপ্লায়ার ৫০টি ৳১০০ দরে আর আরও ৫০টি ৳৯০ দরে দিলে দুটি ব্যাচ লিখুন। হাতে গড় করে ফেললে সিস্টেম যে নির্ভুলতা দিতে পারত তা ফেলে দিলেন।

একেবারেই ক্রয় না লেখা। স্টকের সংখ্যা ভুল হবে, POS মাল নেই বলে বিক্রি আটকাবে, এবং প্রতিটি রিপোর্ট অর্থহীন হবে। চালান যেদিন আসে সেদিনই লিখুন।

পরবর্তী: অধ্যায় ৮ — পণ্য অপসারণ

৮পণ্য অপসারণ

বিক্রি না হয়েই যে স্টক চলে যায় তা লিপিবদ্ধ করা — নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ, চুরি, বিলি করা বা নিজেদের কাজে ব্যবহৃত।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• ক্ষতি লিখে রাখার কারণ
• স্ক্রিন
• অপসারণ লিপিবদ্ধ করা
• অপসারণের কারণ
• আনুমানিক ক্ষতি
• অপসারণের তালিকা
• অপসারণ ফিল্টার করা
• Statistics ট্যাব
• সম্পাদনা ও মুছে ফেলা
• ক্ষতি কোথায় দেখা যায়

ক্ষতি লিখে রাখার কারণ

দুটি কারণ, এবং দুটোই গুরুত্বপূর্ণ।

আপনার স্টকের হিসাব সত্য থাকে। দশটি ভাঙা বোতল কখনও না লিখলে সেগুলো সিস্টেমে চিরকাল বিক্রয়যোগ্য স্টক হয়ে থাকবে। POS সেগুলো দেখাবে, অর্ডারের হিসাব ভুল হবে, এবং প্রতিটি স্টক গণনা এমন মাল খোঁজার কাজে পরিণত হবে যা আর নেই।

আপনার লাভের হিসাব সৎ থাকে। ভাঙচুর ও চুরি দোকান চালানোর বাস্তব খরচ। এগুলো লিখলে Profit & Loss দেখাবে দোকান আসলে কত আয় করেছে। না লিখলে এমন লাভ দেখাবে যা আপনি কখনও পাননি।

ক্ষতি লিখে রাখা অস্বস্তিকর। তবু করুন — যে দোকান নিজের অপচয় মাপে, সেই দোকানই সেটি কমাতে পারে।

স্ক্রিন

Sidebar → Product Removals। তিনটি ট্যাব:

• List — লেখা প্রতিটি অপসারণ।
• Add — অপসারণের ফর্ম। (সম্পাদনার সময় Edit হয়।)
• Statistics — আপনার ক্ষতি আসলে কোথা থেকে আসছে।

অপসারণ লিপিবদ্ধ করা

Sidebar → Product Removals → Add।

সেভ করলে পরিমাণটি সঙ্গে সঙ্গে স্টক থেকে বাদ যায়। রিটার্নের মতো এখানে কোনো অনুমোদনের ধাপ নেই — অপসারণ তখনই কার্যকর হয়।

Damage Description ঠিকভাবে লেখা মূল্যবান। "নামানোর সময় কার্টন পড়ে গিয়ে ১২টির মধ্যে ৬টি বোতল ভেঙেছে" — এটি ছয় মাস পরেও কিছু বলে; "নষ্ট" বলে না।

অপসারণের কারণ

সত্যিকারভাবে যেটি মেলে সেটিই বাছুন। "আমার স্টক কোথায় যাচ্ছে?" প্রশ্নের উত্তর পাওয়ার একমাত্র উপায় এগুলো।

ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করলে এগুলোর কয়েকটি শিক্ষা দেয়:

• অনেক SHIPPING_DAMAGE → সাপ্লায়ার বা কুরিয়ারের সঙ্গে কথা বলুন।
• অনেক STORAGE_DAMAGE → আপনার গুদামের দিকে নজর দিন।
• অনেক EXPIRED → হয় বেশি অর্ডার করছেন, নয়তো পুরোনো মাল সামনে আনছেন না।
• অনেক LOST → ভালোভাবে দেখুন; ব্যাখ্যাহীন হারিয়ে যাওয়া প্রায়ই চুরি।

আনুমানিক ক্ষতি

সরানো মালটি আপনার কত পড়েছিল। নিয়ম হলো purchase price ব্যবহার করা, বিক্রয়মূল্য নয় — আপনি যা দিয়েছিলেন তা হারিয়েছেন, যা পাওয়ার আশা করেছিলেন তা নয়।

   আনুমানিক ক্ষতি  =  সরানো পরিমাণ  ×  প্রতি এককে ক্রয়মূল্য

প্রতিটি ৳৮০ দরে কেনা ছয়টি বোতল মানে ৳৪৮০ ক্ষতি, যদিও আপনি ৳১২০ দরে বিক্রি করতেন।

এটি খালি রাখলেও স্টক বাদ যাবে, কিন্তু ক্ষতিটি আপনার আর্থিক হিসাবে উঠবে না। পূরণ করুন — এই সংখ্যাটিই Statistics ট্যাব ও Profit & Loss কে অর্থবহ করে।

অপসারণের তালিকা

Sidebar → Product Removals → List। প্রতিটি অপসারণ, নতুনটি আগে — পণ্য, পরিমাণ, কারণ, আনুমানিক ক্ষতি, কে লিখেছেন ও কখন।

সারিতে ক্লিক করলে পুরো রেকর্ড দেখা যায়, ক্ষতির বিবরণ, ব্যাচের তথ্য ও নোট সহ।

অপসারণ ফিল্টার করা

একটি ফিল্টার ডায়ালগ আছে, যাতে পাবেন:

একটি পণ্যের অপসারণ সরাসরি তালিকাভুক্ত করাও যায়, বা একটি নির্দিষ্ট কারণের সবগুলো।

Statistics ট্যাব

Sidebar → Product Removals → Statistics। অপসারণ লিখে রাখার পরিশ্রম এই ট্যাবেই ফল দেয়।

কীভাবে পড়বেন: reason breakdown এ সবচেয়ে বড় সংখ্যাটি খুঁজে বের করে সেই একটি কারণ নিয়ে কাজ করুন। বেশিরভাগ দোকান দেখতে পায় তাদের ক্ষতি এক-দুইটি কারণ আর এক-দুইটি পণ্যে জমা, এবং দুটোই সাধারণত ঠিক করা যায়।

সম্পাদনা ও মুছে ফেলা

Edit দিয়ে অপসারণ সংশোধন করা যায় — কারণ, পরিমাণ, আনুমানিক ক্ষতি, বিবরণ বা নোট। পরিমাণ সংশোধন করলে স্টকও সেই অনুযায়ী সমন্বয় হয়।

Delete রেকর্ডটি সরিয়ে দেয় এবং স্টক ফিরিয়ে দেয়। শুধু তখনই ব্যবহার করুন যখন অপসারণটি কখনও লেখাই উচিত ছিল না — তাকের পিছনে "হারানো" কার্টন খুঁজে পেয়েছেন, বা ভুল পণ্য লিখেছিলেন।

ক্ষতি কোথায় দেখা যায়

লেখা একটি অপসারণ পৌঁছায়:

• পণ্যের স্টকে — সঙ্গে সঙ্গে কমে।

• Profit & Loss এ — Removals Loss হিসেবে, একেবারে শেষে বিয়োগ হয়:

     Operating Profit  −  Removals Loss  =  Net Profit

  দেখুন অধ্যায় ১০।

• Statistics ট্যাবে — উপরের বিশ্লেষণ।
• পণ্যের Activity লগে।

এ কারণেই একটি দোকান বিক্রিতে লাভজনক দেখিয়েও মাস শেষে পাতলা হতে পারে: ক্ষতিগুলো একেবারে নিচে কাটা যায়। Net Profit যদি Operating Profit থেকে অনেক কম হয়, আপনার অপসারণই কারণ, আর Statistics ট্যাব বলে দেবে কোনটি।

পরবর্তী: অধ্যায় ৯ — খরচ

৯খরচ

দোকান যত টাকা খরচ করে যা মাল কেনা নয় — ভাড়া, বেতন, বিদ্যুৎ, পরিবহন।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• এখানে কী লিখবেন
• স্ক্রিন
• খরচ লিপিবদ্ধ করা
• খরচের ক্যাটেগরি
• পেমেন্ট পদ্ধতি
• রসিদ
• খরচের তালিকা
• পরিসংখ্যান
• রপ্তানি
• সম্পাদনা ও মুছে ফেলা
• খরচ লাভে কী প্রভাব ফেলে

এখানে কী লিখবেন

হ্যাঁ — এখানে লিখুন: ভাড়া · কর্মীদের বেতন · বিদ্যুৎ, পানি, গ্যাস, ইন্টারনেট · দোকানের সরঞ্জাম (ব্যাগ, রসিদ রোল, পরিষ্কারের জিনিস) · বিজ্ঞাপন ও সাইনবোর্ড · পরিবহন ও ডেলিভারি খরচ · মেরামত ও রক্ষণাবেক্ষণ · বীমা · ট্রেড লাইসেন্স ও কর · ব্যাংক চার্জ

না — এগুলো অন্য জায়গায়:

খরচ আর মালের মধ্যে এই পার্থক্যই Profit & Loss এর মূল কথা। মালের খরচ বাদ দিয়ে Gross Profit হয়; তারপর ব্যয় বাদ দিয়ে Operating Profit। মাল কেনার টাকা এখানে লিখলে দুটোই অর্থহীন হয়ে যায়।

স্ক্রিন

Sidebar → Expenses। দুটি ট্যাব: List এবং Add (সম্পাদনার সময় Edit)।

খরচ লিপিবদ্ধ করা

Sidebar → Expenses → Add।

খরচের ক্যাটেগরি

OTHER কম ব্যবহার করুন। যে খরচের বিশ্লেষণে সবচেয়ে বড় অংশ "Other", সেটি আপনাকে কিছুই বলে না। একই ধরনের খরচের জন্য বারবার এটি ব্যবহার করতে হলে কাছাকাছি একটি আসল ক্যাটেগরি বেছে তাতেই থাকুন।

পেমেন্ট পদ্ধতি

রসিদ

Receipt Upload দিয়ে বিলের ছবি বা স্ক্যান খরচের রেকর্ডের সঙ্গে যুক্ত হয়।

উল্লেখযোগ্য যেকোনো খরচের জন্য এটি করা ভালো। কাগজের রসিদের লেখা মুছে যায়, হারিয়ে যায়, অথবা ঠিক যখন হিসাবরক্ষক চান তখনই খুঁজে পাওয়া যায় না; যুক্ত করা কপিটি রেকর্ডের সঙ্গে স্থায়ীভাবে থাকে। খরচ লেখার সময়ই ফোনে বিলের ছবি তুলে আপলোড করে দিন।

খরচের তালিকা

Sidebar → Expenses → List। প্রতিটি খরচ, তার তারিখ, ক্যাটেগরি, অঙ্ক, পেমেন্ট পদ্ধতি, রেফারেন্স ও কে লিখেছেন সহ।

তারিখের সীমা ও ক্যাটেগরি দিয়ে ফিল্টার করুন, এবং বিবরণ বা রেফারেন্স নম্বর দিয়ে সার্চ করুন। সারিতে ক্লিক করলে পুরো রেকর্ড দেখা যায়, বিবরণ ও যুক্ত রসিদ সহ।

পরিসংখ্যান

তালিকার উপরের সারাংশ সংখ্যাগুলো আপনার বাছা সময়কালের জন্য:

• মোট খরচ — সময়কালে যা খরচ হয়েছে।
• খরচের সংখ্যা — কতগুলো আলাদা এন্ট্রি।
• গড় খরচ।
• সর্বোচ্চ খরচ — সবচেয়ে বড় একটি এন্ট্রি।
• Category breakdown — প্রতিটি ক্যাটেগরির মোট, যাতে টাকা কোথায় যাচ্ছে দেখা যায়।

মাসে একবার category breakdown দেখুন। বেশিরভাগ দোকানে দুই-তিনটি ক্যাটেগরিতেই প্রায় সব খরচ থাকে, এবং খরচ কমানোর চেষ্টা শুধু সেগুলোতেই সার্থক।

রপ্তানি

Export CSV ফিল্টার করা তালিকাটি স্প্রেডশিট হিসেবে নামায়। হিসাবরক্ষককে এক মাসের খরচ দিতে বা নিজে Excel এ বিশ্লেষণ করতে কাজে লাগে।

রপ্তানির আগে তারিখের ফিল্টার আপনার কাঙ্ক্ষিত সময়কালে বসান — রপ্তানি ফিল্টার মেনে চলে।

সম্পাদনা ও মুছে ফেলা

Edit দিয়ে খরচের যেকোনো ঘর সংশোধন করা যায় — ভুল অঙ্ক, ভুল ক্যাটেগরি, ভুল তারিখ।

Delete রেকর্ডটি পুরোপুরি সরিয়ে দেয়।

খরচ লাভে কী প্রভাব ফেলে

খরচ Profit & Loss এর মাঝখানে বসে:

   Gross Sales
   −  Returns
   =  Net Revenue
   −  Cost of Goods Sold        ← আপনার মালের খরচ (Purchases থেকে)
   =  Gross Profit
   −  Operating Expenses        ← এই অধ্যায়
   =  Operating Profit
   −  Removals Loss             ← নষ্ট ও মেয়াদোত্তীর্ণ মাল
   =  Net Profit

Gross Profit হলো আপনার ব্যবসা যা আয় করে। Operating Profit হলো দোকান খোলা রাখার খরচ বাদ দেওয়ার পর যা থাকে। এই দুটির মাঝের ফাঁকটাই এই স্ক্রিন।

যে দোকানের gross profit ভালো কিন্তু net profit পাতলা, তার দাম নির্ধারণে সমস্যা নেই — সমস্যা খরচে, এবং category breakdown ঠিক কোথায় তা দেখিয়ে দেবে।

পুরো হিসাবটি আছে অধ্যায় ১০ — রিপোর্ট এ।

পরবর্তী: অধ্যায় ১০ — রিপোর্ট

১০রিপোর্ট

তিনটি রিপোর্ট, যা মালিকের আসল প্রশ্নগুলোর উত্তর দেয়: কী বিক্রি হলো, হাতে কী আছে, আর লাভ হলো কি না?

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• রিপোর্ট কোথায়
• পিরিয়ড ফিল্টার
• Sales Report
• Inventory Report
• Profit & Loss Report
• রপ্তানি
• রিপোর্টগুলো একসঙ্গে কীভাবে পড়বেন
• সংখ্যা অবাক করলে

রিপোর্ট কোথায়

Sidebar → Reports। সারিতে ক্লিক করে খুলুন:

• Sales Report
• Inventory Report
• Profit & Loss

প্রতিটি নিজস্ব পেজে খোলে, একটি Summary দৃশ্য (চার্ট ও প্রধান সংখ্যা) ও একটি Detailed দৃশ্য (পুরো টেবিল) নিয়ে।

পিরিয়ড ফিল্টার

Sales ও Profit & Loss দুটোই শুরু হয় সময়কাল বাছাই দিয়ে: Today, Yesterday, Last 7 Days, Last 30 Days, This Month, Last Month, This Quarter, This Year, অথবা নিজের তারিখ দিয়ে Custom Range।

Inventory Report এ কোনো সময়কাল নেই — এটি সবসময় এই মুহূর্তের স্টক দেখায়।

দিন গোনা হয় বাংলাদেশ সময়ে (Asia/Dhaka), তাই কম্পিউটারের টাইমজোন যাই হোক "Today" স্থানীয় মধ্যরাত থেকে শুরু হয়।

Sales Report

যে প্রশ্নের উত্তর দেয়: কী বিক্রি হলো, কার কাছে, আর টাকা কীভাবে এল?

প্রধান সংখ্যা

টেবিল

Sales Details — সময়কালের প্রতিটি বিক্রি:

Top Selling Products — পণ্য, নিট পরিমাণ, নিট আয়, রিটার্ন ও রিটার্নের হার।

Payment Methods — পদ্ধতি, লেনদেনের সংখ্যা, অঙ্ক ও মোটের কত অংশ।

Category Breakdown — প্রতি ক্যাটেগরির আয় ও অংশ।

যা দেখবেন

Avg Order Value — বেশিরভাগ দোকান এই সংখ্যাটি উপেক্ষা করে, অথচ এটিই সবচেয়ে সহজে বাড়ানো যায়। এটি বাড়ানো মানে দোকানে আসা প্রতিটি ক্রেতাই বেশি খরচ করছেন।

Return Rate প্রতি পণ্যে মানের সতর্কবার্তা। যে পণ্যের রিটার্ন হার বাকিদের তুলনায় অনেক বেশি, তাতে সত্যিকারের সমস্যা আছে — কারণগুলো দেখতে Returns এ মিলিয়ে নিন।

Payment Methods বলে দেয় আপনার ক্রেতারা কীভাবে দিতে চান। মোবাইল ব্যাংকিং বছর বছর বাড়তে থাকলে কাউন্টারে সেটি সহজ করে দিন।

Inventory Report

যে প্রশ্নের উত্তর দেয়: আমার হাতে কী আছে, তার মূল্য কত, আর কী শেষ হতে চলেছে?

সবসময় বর্তমান — কোনো সময়কাল বাছতে হয় না।

প্রধান সংখ্যা

টেবিল

Inventory Details — প্রতিটি পণ্যের SKU, নাম, ক্যাটেগরি, স্টক, threshold, ক্রয়মূল্য, বিক্রয়মূল্য, মার্জিন, মূল্য ও স্ট্যাটাস।

Category Breakdown — প্রতি ক্যাটেগরির পণ্যসংখ্যা ও স্টক মূল্য।

Low Stock Alert — threshold এ বা তার নিচে থাকা পণ্য, স্টক ও threshold পাশাপাশি। এটিই আপনার অর্ডার করার তালিকা।

Out of Stock — শূন্যে নামা পণ্য, দামসহ। প্রতিটি মানে আজ যে বিক্রিটি আপনি করতে পারছেন না।

যা দেখবেন

Inventory Value হলো আপনার ইতিমধ্যে খরচ করা টাকা, তাকে বসে আছে। ধারাটি দেখুন: বিক্রি একই থাকলেও এটি বাড়তে থাকলে আপনি বেশি অর্ডার করছেন।

Turnover হলো সেই টাকার কার্যকারিতা। বেশি মানে একই টাকা বারবার বিক্রিতে ঘুরছে। বেশি ইনভেন্টরি মূল্যের সঙ্গে কম turnover মানে মরা স্টক।

Out of Stock প্রতিদিনই দেখা উচিত। প্রতিটি এন্ট্রি মানে দরজা দিয়ে বেরিয়ে যাওয়া টাকা, এবং এটি দেখতে যা মনে হয় তার চেয়েও খারাপ — যে ক্রেতা চাওয়া জিনিসটি পান না, তিনি প্রায়ই কিছুই কেনেন না।

Profit & Loss Report

যে প্রশ্নের উত্তর দেয়: দোকান আসলে লাভ করল কি?

একটি মাত্র রিপোর্ট পড়লে এটিই পড়ুন।

হিসাবের কাঠামো

      Gross Sales                        যা কিছু বিক্রি হয়েছে
   −  Returns                            যা ফেরত এসেছে
   ─────────────────────────
   =  Net Revenue                        আসলে যা বিক্রি হলো
   −  Cost of Goods Sold                 সেই মালের খরচ (FIFO)
   ─────────────────────────
   =  Gross Profit                       ব্যবসা যা আয় করে
   −  Operating Expenses                 ভাড়া, বেতন, বিল
   ─────────────────────────
   =  Operating Profit                   দোকান চালিয়ে যা আয়
   −  Removals Loss                      নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ, চুরি যাওয়া মাল
   ─────────────────────────
   =  NET PROFIT                         আপনি আসলে যা করলেন

প্রতিটি লাইন এমন জায়গা থেকে আসে যা আপনি মিলিয়ে দেখতে পারেন:

প্রধান সংখ্যা

Net Revenue · Gross Profit · Total Expenses · Net Profit · Gross Margin · Net Margin · Returns · Removals Loss।

Gross Margin হলো আয়ের শতাংশ হিসেবে gross profit — ওভারহেড বাদ দেওয়ার আগে আপনার দাম কতটা আয় করে। Net Margin হলো শতাংশ হিসেবে net profit — আসলে আপনার হাতে কতটা আসে। দুটির ফাঁকই দোকান চালানোর পুরো খরচ।

টেবিল

Category Performance — প্রতি ক্যাটেগরির আয়, খরচ, লাভ ও মার্জিন। এটি দেখায় দোকানের কোন অংশ তাকের জায়গার মূল্য দিচ্ছে। বেশি আয় কিন্তু পাতলা মার্জিনের ক্যাটেগরি ব্যস্ত, কিন্তু লাভজনক নয়।

Expense Breakdown — প্রতিটি খরচের ক্যাটেগরি, তার অঙ্ক ও অংশ।

Monthly Trend — মাসে মাসে আয়, খরচ, লাভ ও মার্জিন। সিস্টেমের সবচেয়ে কাজের টেবিল। এক মাস সামান্যই বলে; বারো মাস বলে ব্যবসা বাড়ছে কি না, মার্জিনে চাপ পড়ছে কি না, আর কোন মাসগুলোর জন্য পরিকল্পনা করতে হবে।

Top Profitable Products — আয় নয়, লাভ অনুযায়ী সাজানো। আপনার সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া পণ্য আর সবচেয়ে লাভজনক পণ্য প্রায়ই এক নয়, আর এই টেবিলেই তা জানা যায়।

রপ্তানি

প্রতিটি রিপোর্টে রপ্তানির বাটন আছে:

CSV — রিপোর্টের তথ্যের একটি স্প্রেডশিট, নিজের বিশ্লেষণ বা হিসাবরক্ষকের জন্য।

PDF — Settings → Shop Details থেকে আপনার দোকানের নাম ও তথ্য নিয়ে একটি সাজানো, ছাপার উপযোগী নথি। ব্রাউজারের প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে: প্রিন্টার বাছুন, অথবা ফাইল রাখতে গন্তব্য হিসেবে "Save as PDF" বাছুন।

PDF এ উপরে বর্ণিত একই প্রধান সংখ্যা ও টেবিল থাকে, কাগজের জন্য সাজানো। ব্যাংকের বৈঠক, বিনিয়োগকারীর সঙ্গে আলোচনা, বা নিজের মাসিক ফাইলের জন্য ব্যবহার করুন।

রপ্তানি আপনার বাছা সময়কাল মেনে চলে। আগে সময়কাল ঠিক করুন।

রিপোর্টগুলো একসঙ্গে কীভাবে পড়বেন

মাসিক রুটিন, এই ক্রমে:

1. Profit & Loss — সময়কাল Last Month করুন। Net Profit পড়ুন। ওটাই উত্তর।
2. লাভ পাতলা হলে Gross Margin দেখুন। কম মানে সমস্যা আপনার দাম বা কেনায়। ভালো হলে বরং Expense Breakdown দেখুন।
3. Removals Loss দেখুন। Operating Profit ও Net Profit এর ফাঁক বড় হলে ক্ষতিই ব্যবসা খাচ্ছে — যান Removals → Statistics এ।
4. Sales Report — Return Rate ও শীর্ষ পণ্যগুলো দেখুন।
5. Inventory Report — Low Stock Alert ও Out of Stock ধরে কাজ করুন, অর্ডার দিন।
6. Monthly Trend দেখুন এবং আগের মাসগুলোর সঙ্গে তুলনা করুন।

মাসে একবার আধা ঘণ্টা, আর আপনি নিজের ব্যবসা জানেন।

সংখ্যা অবাক করলে

"বিক্রি প্রত্যাশার চেয়ে কম দেখাচ্ছে।" রিটার্ন বাদ দেওয়া হয়। রিপোর্ট Net Revenue দেখায় — যা আপনি রেখেছেন, যা বিল করেছেন তা নয়।

"বিক্রি বিয়োগ ক্রয়মূল্যের চেয়ে লাভ অনেক কম।" আরও তিনটি জিনিস বাদ যায়: পরিচালন ব্যয়, অপসারণের ক্ষতি, এবং মালের খরচে ডিফল্ট purchase price নয় বরং প্রকৃত FIFO ব্যাচ খরচ ব্যবহৃত হয়।

"একটি পণ্যের লাভ ভুল দেখাচ্ছে।" তার ক্রয়-ব্যাচ দেখুন (Products → View → Inventory)। ক্রয়-ব্যাচ ছাড়া যোগ করা স্টকের কোনো খরচ থাকে না, তাই সেটিকে বিনামূল্যের ধরে ফোলানো লাভ দেখায়। দেখুন অধ্যায় ৭।

"দুটি রিপোর্ট মিলছে না।" দুটির সময়কাল এক কিনা দেখুন। Inventory Report সবসময় এখনকার; বাকি দুটি পিরিয়ড ফিল্টার মেনে চলে।

"গত মাসের সংখ্যা দেখার পর বদলে গেছে।" কিছু একটা পিছনের তারিখে লেখা হয়েছে — সঠিক তারিখ দিয়ে দেরিতে লেখা খরচ, বা পুরোনো বিক্রির বিপরীতে সম্পন্ন হওয়া রিটার্ন। এটাই সঠিক আচরণ: রিপোর্ট সবসময় এখন পর্যন্ত জানা সত্যটি দেখায়।

পরবর্তী: অধ্যায় ১১ — ব্যবহারকারী

১১ব্যবহারকারী

দোকানে কাজ করা মানুষদের অ্যাকাউন্ট, এবং কে কী করতে পারবেন।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin (ডিফল্টে)। পারমিশন টেবিল বদলানো শুধু SuperAdmin এর কাজ।

এই অধ্যায়ে

• সবার আলাদা অ্যাকাউন্ট কেন দরকার
• স্ক্রিন
• ব্যবহারকারী তৈরি করা
• রোল বাছাই
• কোন রোল কী খুলতে পারে
• ব্যবহারকারী সম্পাদনা
• অ্যাকাউন্ট নিষ্ক্রিয় করা
• পাসওয়ার্ড
• ব্যবহারকারী দেখা
• ভালো অভ্যাস

সবার আলাদা অ্যাকাউন্ট কেন দরকার

প্রতিটি বিক্রি, রিটার্ন, পেমেন্ট, স্টক পরিবর্তন ও অপসারণে যে অ্যাকাউন্ট থেকে হয়েছে তার ছাপ থাকে। চারজন কর্মী একটি লগইন ভাগ করলে সেই রেকর্ড মূল্যহীন হয়ে যায় — কে ভুল বিক্রিটি করেছিল বা কে হারানো স্টকটি সরিয়েছিল, কখনও বলা যাবে না।

আলাদা অ্যাকাউন্ট মানে প্রত্যেককে ঠিক যতটুকু দরকার ততটুকুই অ্যাক্সেস দেওয়া যায়, বেশি নয়। আর কেউ চাকরি ছাড়লে অন্য কাউকে বিরক্ত না করেই সেদিনই তাঁর অ্যাক্সেস বন্ধ করা যায়।

প্রতি জনে দুই মিনিট লাগে। করে ফেলুন।

স্ক্রিন

Sidebar → Users। দুটি ট্যাব: List এবং Add (সম্পাদনার সময় Edit)।

তালিকায় প্রতিটি ব্যবহারকারীর নাম, ইমেইল, ফোন, রোল, স্ট্যাটাস ও অ্যাভাটার থাকে, সার্চ ও পাতা বদল সহ।

ব্যবহারকারী তৈরি করা

Sidebar → Users → Add।

পাসওয়ার্ড ঘরের পাশের চোখের আইকন লেখা পাসওয়ার্ডটি দেখায় — কাউকে পড়ে শোনানোর সময় কাজে লাগে।

সেভ করে ব্যক্তিকে তাঁর ইমেইল ও পাসওয়ার্ড দিন। প্রথম সাইন-ইনেই Sidebar → Profile → Password থেকে সেটি বদলে নিতে বলুন (অধ্যায় ১)।

ইমেইল ও ফোন দুটোই অনন্য হতে হবে। কারও ওই ইমেইল আগে থেকেই থাকলে জানানো হবে।

রোল বাছাই

প্রতিটি অ্যাকাউন্টে ঠিক একটি রোল থাকে। কাজটি করার জন্য যতটুকু ছোট রোল যথেষ্ট, সেটিই দিন।

সাধারণ নিয়ম:

• ক্যাশিয়ার পাবেন Staff। এই রোলের পুরো উদ্দেশ্যই তাই — আপনার ক্রয়মূল্য, মার্জিন বা খরচ না দেখেই তিনি কাজটি করতে পারবেন।
• যিনি মাল অর্ডার করেন ও তাক সামলান তিনি পাবেন Manager।
• কাউকে Admin করুন শুধু তখনই, যখন তাঁর সত্যিই টাকা দেখা ও অন্য কর্মী পরিচালনার দরকার।
• Owner অ্যাকাউন্ট খুব কম থাকা উচিত, আর SuperAdmin সাধারণত ঠিক একটি।

কোন রোল কী খুলতে পারে

এগুলো ডিফল্ট:

SuperAdmin সবকিছু খুলতে পারেন, তাই তালিকায় নেই। কেউ না বদলানো পর্যন্ত Settings শুধু SuperAdmin এর।

টেবিলটি স্থির নয় — SuperAdmin Settings → Permissions থেকে বদলাতে পারেন (অধ্যায় ১৩)। আপনার দোকানে Manager দের রিপোর্ট দেখা দরকার হলে সেটি একটি টিকের ব্যাপার, রোল বদলানোর নয়।

ব্যবহারকারী সম্পাদনা

যেকোনো সারিতে Edit চাপুন। ফর্মটি আগের তথ্য নিয়ে খোলে, যোগ করার ফর্ম থেকে দুটি পার্থক্য নিয়ে:

• একটি Status ড্রপডাউন আসে (নিচে দেখুন)।
• পাসওয়ার্ডের ঘরের নাম হয় Password (leave blank to keep current)। খালি রাখলে বর্তমান পাসওয়ার্ড অপরিবর্তিত থাকে। নতুন কিছু লিখলে সেটি রিসেট হয়।

কারও Role বদলালে পরেরবার পেজ লোড করার সময় থেকে কার্যকর হয়।

অ্যাকাউন্ট নিষ্ক্রিয় করা

সম্পাদনার ফর্মে Status ড্রপডাউন:

চাকরি ছেড়ে যাওয়া কর্মীর অ্যাকাউন্ট তাঁর শেষ দিনেই Inactive করে দিন। মুছবেন না — তিনি যত বিক্রি, পেমেন্ট ও স্টক পরিবর্তন করেছেন সবগুলোর সঙ্গে তাঁর নাম যুক্ত, এবং সেই ইতিহাস পড়া যাওয়া উচিত।

দীর্ঘ ছুটিতে থাকা কর্মীর জন্যও Inactive ব্যবহার করুন, এবং যে অ্যাকাউন্ট নিয়ে সন্দেহ আছে তদন্ত চলাকালীন তার জন্যও।

পাসওয়ার্ড

• ন্যূনতম ৮ অক্ষর, এবং অক্ষর ও সংখ্যা দুটোই থাকা উচিত।
• অ্যাকাউন্ট তৈরির সময় একটি প্রাথমিক পাসওয়ার্ড দিন এবং ব্যক্তিকে সঙ্গে সঙ্গে বদলাতে বলুন।
• ভুলে যাওয়া পাসওয়ার্ড রিসেট করতে: ব্যবহারকারীকে Edit করে নতুন একটি লিখুন। নিজে থেকে পাসওয়ার্ড রিসেটের ব্যবস্থা নেই — একজন ম্যানেজারকেই করতে হয়।
• ব্যবহারকারীরা নিজের পাসওয়ার্ড বদলান Sidebar → Profile → Password থেকে।

ব্যবহারকারী দেখা

কোনো সারিতে View চেপে তাঁর পুরো রেকর্ড দেখুন: নাম, ইমেইল, ফোন, রোল, স্ট্যাটাস, অ্যাভাটার এবং অ্যাকাউন্ট কবে তৈরি হয়েছে।

কেউ আসলে কী করছেন তা দেখতে SuperAdmin Audit Log সেই ব্যবহারকারী দিয়ে ফিল্টার করতে পারেন — দেখুন অধ্যায় ১৩।

ভালো অভ্যাস

• প্রতি ব্যক্তির একটি অ্যাকাউন্ট। কখনও ভাগাভাগি নয়।
• যে ছোট রোলে কাজ চলে সেটিই দিন। পরে সবসময় বাড়ানো যাবে।
• চাকরি ছাড়া কর্মীকে সেদিনই নিষ্ক্রিয় করুন, ভবন ছাড়ার আগেই।
• কয়েক মাস পরপর ব্যবহারকারীর তালিকা দেখুন। কেউ বন্ধ করেনি এমন পুরোনো অ্যাকাউন্ট ছোট ব্যবসার সবচেয়ে সাধারণ নিরাপত্তা ফাঁক।
• SuperAdmin এর তথ্য নিরাপদে রাখুন এবং মালিককে জানিয়ে রাখুন। এটি হারানো মানে পারমিশন, ব্যাকআপ ও অডিট লগে অ্যাক্সেস হারানো।

পরবর্তী: অধ্যায় ১২ — সেটআপ

১২সেটআপ

ক্যাটেগরি ও ব্র্যান্ড — একটি পণ্য যোগ করার আগেই যে ভিত্তিটুকু গড়ে নিতে হয়।

কারা ব্যবহার করবেন: Owner, Admin, Manager (ডিফল্টে)।

এই অধ্যায়ে

• এটি আগে করুন
• Categories
• ক্যাটেগরি যোগ করা
• ভালো ক্যাটেগরি বাছাই
• Brands
• ব্র্যান্ড যোগ করা
• সক্রিয় ও নিষ্ক্রিয়
• সম্পাদনা ও মুছে ফেলা

এটি আগে করুন

ক্যাটেগরি ছাড়া পণ্য তৈরি করা যায় না। পণ্যের ফর্মে Category ফিল্ডটি বাধ্যতামূলক, এবং কিছু তৈরি না করা পর্যন্ত তার ড্রপডাউন খালি থাকবে।

ব্র্যান্ড ঐচ্ছিক, তবে ব্র্যান্ডেড মাল বিক্রি করা দোকানের এখনই সেগুলো সেটআপ করে নেওয়া উচিত — পরে শত শত পণ্যে গিয়ে বসানোর চেয়ে সহজ।

Sidebar → Setup এ ক্লিক করে খুলুন:

• Categories
• Brands

দুটি স্ক্রিনই একইভাবে কাজ করে: একটি All ট্যাব যা বিদ্যমান তালিকা দেখায়, এবং একটি Add ট্যাব তৈরির জন্য (সম্পাদনার সময় Edit হয়ে যায়)।

Categories

ক্যাটেগরি মানে একই ধরনের পণ্যের দল: Rice & Grains, Beverages, Stationery, Mobile Accessories।

ক্যাটেগরি সিস্টেমে সত্যিকারের কাজ করে:

• POS এ ফিল্টার। ক্যাশিয়াররা ক্যাটেগরি দিয়ে পণ্যের গ্রিড ছোট করেন, যা স্ক্রল করার চেয়ে অনেক দ্রুত — দেখুন অধ্যায় ২।
• Sales Report এর Category Breakdown — দোকানের কোন অংশ আপনার আয় আনে।
• Profit & Loss এর Category Performance — প্রতি ক্যাটেগরির আয়, খরচ, লাভ ও মার্জিন। এখানেই জানবেন যে একটি অংশ আপনার অর্ধেক লাভ আনে আর আরেকটি প্রায় কিছুই আনে না।
• Inventory Report এর Category Breakdown — কোন দলে কত স্টক মূল্য পড়ে আছে।

অসাবধানে বাছা ক্যাটেগরি এই চারটিকেই অকেজো করে দেয়।

ক্যাটেগরি যোগ করা

Sidebar → Setup → Categories → Add Category।

নাম অনন্য হতে হবে। সেভ করলে সঙ্গে সঙ্গে পণ্যের ফর্মে পাওয়া যাবে।

ভালো ক্যাটেগরি বাছাই

৫ থেকে ১৫টির মধ্যে রাখার চেষ্টা করুন। কম হলে প্রতিটি রিপোর্ট বলবে "আমাদের বেশিরভাগ টাকা General থেকে আসে", যা কিছুই জানায় না। অনেক বেশি হলে কেউ সঠিকটি খুঁজে পাবেন না, ফলে পণ্য এলোমেলোভাবে ছড়িয়ে পড়বে।

যেগুলো একসঙ্গে অর্ডার করবেন সেই অনুযায়ী দল করুন, সাপ্লায়ার বা তাক অনুযায়ী নয়। Beverages ভালো ক্যাটেগরি; করিম ট্রেডার্সের মাল নয়, কারণ সাপ্লায়ার বদলে যেতে পারে কিন্তু পণ্য থাকবে।

প্রতিটি পণ্যের ঘর যেন স্পষ্ট হয়। নতুন পণ্য কোথায় পড়বে তা নিয়ে কর্মীকে ভাবতে হলে দুইজন দুই জায়গায় রাখবেন, আর আপনার রিপোর্ট দুই ভাগ হয়ে যাবে।

"Miscellaneous" ক্যাটেগরি এড়িয়ে চলুন, যদি কোনোভাবে সম্ভব হয়। এটি অবিরাম বাড়তে থাকে এবং এর ভিতরের সবকিছু আপনার বিশ্লেষণের চোখের আড়ালে চলে যায়।

মুদি দোকানের ভালো উদাহরণ: Rice & Grains · Cooking Oil · Spices · Dairy · Beverages · Snacks · Cleaning · Personal Care · Baby Products

খারাপ উদাহরণ: Food · Non-Food · Other

শুরুতেই এটি ঠিক করে নিন। হাজার পণ্য হয়ে যাওয়ার পর ক্যাটেগরি নতুন করে সাজানো সত্যিকারের পরিশ্রম।

Brands

ব্র্যান্ড মানে প্রস্তুতকারক: Pran, Fresh, Nestlé, Samsung।

পণ্যে ব্র্যান্ড ঐচ্ছিক। এটি কাজে লাগে:

• POS এ ফিল্টার করতে, যখন ক্রেতা নাম ধরে ব্র্যান্ড চান।
• তালিকায় খুঁজতে — এক প্রস্তুতকারকের সব পণ্য বের করতে।
• কোনো প্রস্তুতকারকের পণ্য তাকের জায়গার যোগ্য কিনা তা ঠিক করতে।

জেনেরিক, ব্র্যান্ডবিহীন মালের দোকান হলে ব্র্যান্ড পুরোপুরি বাদ দিতে পারেন।

ব্র্যান্ড যোগ করা

Sidebar → Setup → Brands → Add Brand।

নাম অনন্য হতে হবে।

সক্রিয় ও নিষ্ক্রিয়

ক্যাটেগরি ও ব্র্যান্ড দুটোরই একটি স্ট্যাটাস ব্যাজ থাকে, Active বা Inactive।

Active গুলো পণ্যের ফর্মের ড্রপডাউনে ও POS ফিল্টারে দেখা যায়। Inactive গুলো দেখা যায় না, কিন্তু তাদের সঙ্গে যুক্ত সবকিছু কাজ করতে থাকে এবং ইতিহাস অক্ষত থাকে।

পুরো একটি লাইন রাখা বন্ধ করে দিলে Inactive ব্যবহার করুন: পুরোনো পণ্য ও তাদের বিক্রির রেকর্ড পড়া যাবে, কিন্তু ভুল করে কেউ নতুন কিছু সেখানে ফেলতে পারবেন না।

সম্পাদনা ও মুছে ফেলা

Edit (পেনসিল আইকন) নাম বা বিবরণ বদলায়। ক্যাটেগরির নাম বদলালে তা সব জায়গায় একসঙ্গে বদলে যায় — তার প্রতিটি পণ্যে এবং এরপরের প্রতিটি রিপোর্টে।

Delete (ট্র্যাশ আইকন) সেটি পুরোপুরি সরিয়ে দেয়।

ডিলিট সত্যিকারের ভুলের জন্য: দুইবার তৈরি হওয়া ক্যাটেগরি, বা কিছু ফেলার আগেই ধরা পড়া বানান ভুল।

পরবর্তী: অধ্যায় ১৩ — সেটিংস

১৩সেটিংস

দোকানের তথ্য, কে কী খুলতে পারবেন, ব্যাকআপ, এবং যা কিছু ঘটেছে তার রেকর্ড।

কারা ব্যবহার করবেন: ডিফল্টে SuperAdmin। SuperAdmin অনুমতি দিলে কিছু ট্যাব অন্যরাও খুলতে পারেন।

এই অধ্যায়ে

• ট্যাবগুলো
• Shop Details ট্যাব
• Users ট্যাব
• Permissions ট্যাব
• Data Management ট্যাব
• ব্যাকআপ — ঠিকভাবে করার নিয়ম
• Audit Log ট্যাব

ট্যাবগুলো

Sidebar → Settings। আপনি কে তার উপর নির্ভর করে কোন ট্যাব দেখবেন:

Settings ডিফল্টে প্রতিটি রোলের জন্য বন্ধ, তাই সাধারণ ইনস্টলেশনে শুধু SuperAdmin ই এসব দেখেন।

Shop Details ট্যাব

শিরোনাম Shop Information। এই তথ্যগুলো আপনার প্রিন্ট করা প্রতিটি রসিদে এবং প্রতিটি রিপোর্ট PDF এর উপরে আসে, তাই ব্যবসা শুরুর আগেই ঠিক করে নিন।

শেষে Save Settings চাপুন।

সিস্টেমজুড়ে সব অঙ্ক বাংলাদেশি টাকায় (৳) দেখানো হয়।

প্রিন্ট করা ফল মিলিয়ে দেখুন। সেভ করার পর একটি রসিদ প্রিন্ট করে ক্রেতার চোখে পড়ুন — ঠিকানা ও ফোনই সেই জিনিস যা দিয়ে কেউ আপনাকে খুঁজে পান বা সমস্যার কথা জানান।

Users ট্যাব

Sidebar → Users এর একই ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা, সুবিধার জন্য এখানেও আনা হয়েছে। এ সম্পর্কে সব আছে অধ্যায় ১১ — ব্যবহারকারী তে।

Permissions ট্যাব

শুধু SuperAdmin। শিরোনাম Page Permissions।

এই গ্রিডটিই ঠিক করে কোন রোল কোন পেজ খুলতে পারবে। প্রতিটি পেজ একটি সারি, প্রতিটি রোল একটি কলাম, আর প্রতিটি ঘর একটি টিক যা আপনি চালু বা বন্ধ করতে পারেন।

অ্যাক্সেস বদলাতে:

1. পেজের সারিটি খুঁজুন।
2. রোলের বাক্সে টিক দিন বা তুলে নিন।
3. সেভ বাটন চাপুন।

পরিবর্তন সেই ব্যবহারকারীর পরের পেজ লোডে কার্যকর হয়। যিনি সাইন-ইন করা আছেন, তিনি পরের ন্যাভিগেশনে সাইডবার বদলে যেতে দেখবেন।

যা দিতে পারবেন: Owner, Admin, Manager, Staff, Customer।

SuperAdmin গ্রিডে নেই। SuperAdmin সবসময় সব পেজ খুলতে পারেন, এবং সেটি বন্ধ করা যায় না — এটিই আপনাকে নিজের সিস্টেম থেকে নিজেকে তালাবদ্ধ করা থেকে বাঁচায়।

যেসব পেজ নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন

dashboard · pos · sales · returns · dues · products · purchases · product-removal · expenses · users · reports · setup · settings

profile তালিকায় নেই — সবাই সবসময় নিজের প্রোফাইল খুলতে পারেন।

যুক্তিসঙ্গত পরিবর্তন

• Manager দের Reports দেখতে দিন। যেসব দোকানে ম্যানেজার অর্ডার দেন, সেখানে সাধারণ।
• Staff দের Dues দেখা বন্ধ করুন, যদি ক্যাশিয়াররা ক্রেতাদের ব্যালেন্স না দেখুক এমন চান।
• Owner কে Settings অ্যাক্সেস দিন, যাতে দোকানের তথ্যের জন্য মালিককে SuperAdmin এর উপর নির্ভর করতে না হয়।

Data Management ট্যাব

শুধু SuperAdmin। শিরোনাম Database Backup।

Create Backup

Download Backup চাপুন। সিস্টেম প্রতিটি টেবিলের একটি সম্পূর্ণ PostgreSQL ডাম্প (.dump) তৈরি করে — পণ্য, বিক্রি, ক্রয়, ব্যবহারকারী, সেটিংস, সবকিছু — এবং আপনার কম্পিউটারে নামিয়ে দেয়।

এই একটি ফাইল দিয়েই পুরো সিস্টেম ফিরিয়ে আনা যায়।

Restore From Backup

Restore Backup চেপে আগে নামানো কোনো .dump ফাইল বাছুন। গ্রহণযোগ্য ফাইলের ধরন .dump, .sql ও .backup।

রিস্টোর শেষ উপায়: বড় কোনো বিপর্যয় থেকে উদ্ধার, বা নতুন সার্ভারে সিস্টেম সরানো। একদিনের কাজ বাতিল করার উপায় এটি নয়।

ব্যাকআপ — ঠিকভাবে করার নিয়ম

যে ব্যাকআপ শুধু দোকানের কম্পিউটারেই থাকে সেটি ব্যাকআপ নয়। মেশিনটি চুরি হলে, পুড়ে গেলে বা ডিস্ক নষ্ট হলে ব্যবসার রেকর্ড আর ব্যাকআপ একসঙ্গেই হারাবেন।

ছোট দোকানের জন্য কার্যকর একটি রুটিন:

1. সপ্তাহে একবার ব্যাকআপ নামান। ইতিমধ্যে করেন এমন কোনো কাজের সঙ্গে বেঁধে দিন — শুক্রবার বন্ধের সময় ভালো কাজ করে।
2. বড় কিছুর আগে একবার নিন: সফটওয়্যার আপডেট, একগাদা দাম পরিবর্তন, সার্ভার স্থানান্তর।
3. প্রতিটি ফাইল মেশিনের বাইরে কপি করুন। Google Drive, Dropbox, বাড়িতে রাখা পেনড্রাইভ — এর যেকোনো একটি, যতক্ষণ তা দোকানের কম্পিউটার নয়।
4. একাধিক রাখুন। সমস্যা সবসময় একই দিনে ধরা পড়ে না; শুধু নতুন ফাইলটি রাখলে দেখতে পারেন সেটিতেও সমস্যাটি ঢুকে গেছে। শেষ চারটি সাপ্তাহিক ফাইল রাখুন।
5. তারিখ দিয়ে নাম দিন — tohfa-backup-2026-08-28.dump। নইলে মনে থাকবে না।
6. একবার একটি পরীক্ষা করুন। যে ব্যাকআপ কেউ কখনও রিস্টোর করেনি সেটি শুধু একটি আশা। একবার কোনো পুরোনো ফাইল একটি টেস্ট সিস্টেমে রিস্টোর করুন, যাতে জানেন প্রক্রিয়াটি কাজ করে আর কত সময় লাগে।

Audit Log ট্যাব

শুধু SuperAdmin। সিস্টেমে কে কী পরিবর্তন করেছেন তার স্থায়ী রেকর্ড।

যেকোনো কিছু তৈরি, সম্পাদনা বা মুছে ফেলার প্রতিটি কাজ লেখা থাকে — কে করেছেন, কী করেছেন, কী বদলেছে, কখন, এবং সফল হয়েছে কি না।

ফিল্টার

অ্যাকশন

একটি এন্ট্রি পড়া

প্রতিটি এন্ট্রিতে থাকে ব্যবহারকারীর নাম, অ্যাকশন, কোন রেকর্ড স্পর্শ করেছে, ঠিক কোন কোন ঘর বদলেছে এবং তাদের আগের ও পরের মান, তারিখ ও সময়, এবং কাজটি সফল হয়েছে কি না।

ওই ঘর-পর্যায়ের বিস্তারিতই আসল কথা। "কেউ পণ্যটি বদলেছে" কাজে লাগে না; "করিম ২৭ আগস্ট বিকাল ৪:১২ টায় SKU ABC123 এর বিক্রয়মূল্য ৳১২০ থেকে ৳৯৫ করেছেন" কাজে লাগে।

Export CSV

শুধু স্ক্রিনে দেখা পাতাটি নয়, পুরো ফিল্টার করা তালিকাটি রপ্তানি করে। কোনো বিষয় স্প্রেডশিটে ভালোভাবে খতিয়ে দেখতে, বা সিস্টেমের বাইরে রেকর্ড রাখতে ব্যবহার করুন।

কখন ব্যবহার করবেন

• স্টক ভুল। ওই পণ্য দিয়ে ফিল্টার করে তাতে করা প্রতিটি পরিবর্তন দেখুন।
• দাম ভুল। পণ্যে UPDATE দিয়ে ফিল্টার করে দেখুন কে ও কখন বদলেছে।
• কিছু হারিয়ে গেছে। DELETE দিয়ে ফিল্টার করুন।
• কোনো কর্মীকে নিয়ে সন্দেহ। তাঁকে actor হিসেবে ফিল্টার করে তাঁর দিনটি পড়ুন।
• ব্যর্থ লগইন। Action = LOGIN, Result = Failed। একটি অ্যাকাউন্টে বারবার ব্যর্থতা বোঝার মতো বিষয়।

পরবর্তী: অধ্যায় ১৪ — সমস্যা সমাধান ও শব্দকোষ

১৪সমস্যা সমাধান ও শব্দকোষ

কিছু কাজ না করলে কী করবেন, আর শব্দগুলোর মানে কী।

এই অধ্যায়ে

• সাইন-ইন
• POS এ
• স্টকের সমস্যা
• রিপোর্ট ও সংখ্যা
• প্রিন্ট
• অ্যাক্সেসের সমস্যা
• সাধারণ সমস্যা
• শব্দকোষ
• স্ট্যাটাস রেফারেন্স

সাইন-ইন

"আমার ইমেইল বা পাসওয়ার্ড নিচ্ছে না।" শুরুতে বা শেষে বাড়তি স্পেস আছে কিনা এবং Caps Lock বন্ধ আছে কিনা দেখুন। তাও না হলে কোনো Owner বা Admin কে Sidebar → Users → Edit থেকে পাসওয়ার্ড রিসেট করে দিতে বলুন। নিজে থেকে পাসওয়ার্ড রিসেটের ব্যবস্থা নেই।

"কাজের মাঝখানে সাইন-আউট হয়ে গেছি।" নিষ্ক্রিয় থাকলে কিছু সময় পর সেশন শেষ হয়ে যায়। আবার সাইন-ইন করুন; ইতিমধ্যে সেভ করা কিছুই হারায়নি। চেকআউট না করা কার্ট চলে গেছে — সেটি শুধু ব্রাউজারেই থাকে।

"আমার কোনো লগইনই নেই।" কাউকে আপনার অ্যাকাউন্ট তৈরি করে দিতে হবে: অধ্যায় ১১ — ব্যবহারকারী।

POS এ

"একটি পণ্য গ্রিডে নেই।"

সম্ভাবনার ক্রম অনুসারে:

1. স্টক শেষ। শূন্যে নামা পণ্য POS থেকে পুরোপুরি লুকানো থাকে। Sidebar → Products দেখে Purchases দিয়ে মাল ঢোকান।
2. কোনো ফিল্টার চালু আছে। ক্যাটেগরি ও ব্র্যান্ড ফিল্টার all এ ফেরান এবং সার্চ বক্স খালি করুন।
3. পণ্যটি নিষ্ক্রিয়। পণ্যের তালিকায় তার স্ট্যাটাস দেখুন।
4. পণ্যটি কখনও যোগই করা হয়নি। যোগ করুন — অধ্যায় ৬।

"Insufficient stock!" সিস্টেমে যা আছে তার বেশি চেয়েছেন। হয় স্টকের সংখ্যা বাস্তবের পিছনে পড়ে আছে — চালানটি Purchases এ লিখুন — নয়তো সত্যিই আপনার কাছে অতটা নেই।

"Quantity must be a whole number for this unit." Piece বা Box এর মতো গোনা যায় এমন ইউনিটে দশমিক লিখেছেন। পূর্ণ সংখ্যা দিন। পণ্যটি ওজনে বিক্রি হওয়ার কথা হলে তার ইউনিট ভুল আছে — দেখুন অধ্যায় ৬।

"Received amount is less than total amount!" পূর্ণ পেমেন্টে অন্তত মোট টাকা লাগে। হয় বাকিটা নিন, নয়তো Partial Payment চালু করে বাকিটা পাওনা হিসেবে লিখুন।

"Customer name and phone are required for partial payments!" বাকিতে বিক্রি কোনো ক্রেতার সঙ্গে যুক্ত থাকতে হয়। দুটো ঘরই পূরণ করুন।

"আমার কার্ট হারিয়ে গেছে।" পেজ রিফ্রেশ হয়েছে বা ব্রাউজার বন্ধ হয়েছে। কার্ট সংরক্ষিত হয় না। অন্য কিছু করার আগে প্রতিটি ক্রেতার কাজ শেষ করুন।

"সম্পন্ন হওয়া বিক্রিতে ভুল করেছি।" বিক্রি সম্পাদনা করা যায় না। ভুল পণ্যগুলোর জন্য একটি Return করুন এবং সঠিকগুলো নতুন বিক্রি হিসেবে করুন।

স্টকের সমস্যা

"স্টকের সংখ্যা ভুল।"

1. Sidebar → Products → View → Activity খুলুন। ওই পণ্যের প্রতিটি পরিবর্তন কে ও কখন করেছেন সহ তালিকাভুক্ত আছে।
2. আপনি SuperAdmin হলে Settings → Audit Log এ ওই পণ্য দিয়ে ফিল্টার করে মিলিয়ে দেখুন।
3. কারণ জানার পর সঠিক উপায়ে ঠিক করুন: না-লেখা চালান → Purchases; ক্ষতি বা হারানো → Removal; গণনার ভুল → স্টক সমন্বয়।

"স্টক নিজে থেকেই বেড়ে গেছে।" কোনো রিটার্ন সম্পন্ন হয়েছে (ওই ধাপে স্টক ফেরে) অথবা কোনো removal মুছে ফেলা হয়েছে। দুটোই Activity লগে আছে।

"ক্রয় লিখেছি কিন্তু স্টক বদলায়নি।" ফর্মটি সেভ করেছেন কিনা এবং সঠিক পণ্য বেছেছেন কিনা দেখুন — পণ্য বাছাইয়ের ঘরটি একটি সার্চ বক্স, তাই কাছাকাছি নামের ভুল পণ্য বেছে ফেলা সহজ। Purchases → List এ আপনার ব্যাচটি দেখুন।

রিপোর্ট ও সংখ্যা

"লাভ অনেক বেশি দেখাচ্ছে।" প্রায় সবসময়ই ক্রয়-ব্যাচ ছাড়া যোগ করা স্টক। সমন্বয় দিয়ে যোগ করা স্টকের কোনো খরচ থাকে না, তাই সিস্টেম ভাবে সেটি বিনামূল্যের। পণ্যের Inventory ট্যাব দেখুন। এখন থেকে ক্রয় ঠিকভাবে লিখে ঠিক করুন।

"লাভ অনেক কম দেখাচ্ছে।" Profit & Loss এর ধাপগুলো নিচের দিকে দেখুন, কোন লাইনটি খাচ্ছে:

• বড় Returns? রিটার্নের কারণগুলো দেখুন।
• বেশি Cost of Goods Sold? আপনার কেনার দাম বেড়েছে কিন্তু বিক্রয়মূল্য বাড়েনি।
• বেশি Operating Expenses? খরচের breakdown পড়ুন।
• বড় Removals Loss? যান Removals → Statistics এ।

"দুই স্ক্রিনে আলাদা সংখ্যা।" প্রতিটির পিরিয়ড ফিল্টার দেখুন। Inventory Report সবসময় এখনকার; Sales ও Profit & Loss আপনার বাছা সময়কাল অনুসরণ করে।

"গত মাসের সংখ্যা বদলে গেছে।" কিছু পিছনের তারিখে লেখা হয়েছে — সঠিক তারিখ দিয়ে দেরিতে লেখা খরচ, বা পুরোনো বিক্রির বিপরীতে সম্পন্ন হওয়া রিটার্ন। এটি ঠিক: রিপোর্ট সবসময় এখন পর্যন্ত জানা সত্যটি দেখায়।

"আমার গোনা বিক্রির চেয়ে কম দেখাচ্ছে।" রিপোর্ট রিটার্ন বাদ দিয়ে Net Revenue দেখায়। আপনি যা গুনেছেন সেটি Gross Sales।

প্রিন্ট

"রসিদ প্রিন্ট হয়নি।" বিক্রির পর প্রিন্ট ডায়ালগ নিজে থেকেই খোলে। ভুল করে বন্ধ হয়ে গেলেও বিক্রিটি সেভ হয়েই আছে — শুধু ছাপাটি বাদ গেছে। প্রিন্টার চালু আছে কিনা, কাগজ আছে কিনা, এবং ডায়ালগে সেটি বাছা আছে কিনা দেখুন।

"রসিদটি আবার দরকার।" POS আবার প্রিন্ট করতে পারে না। Sidebar → Sales এ বিক্রিটি খুঁজে Sale Details ডায়ালগ থেকে কাজ করুন, অথবা Export PDF ব্যবহার করুন।

"রসিদে দোকানের নাম ভুল।" Settings → Shop Details এ গিয়ে ঠিক করে সেভ করুন। নতুন রসিদে সঙ্গে সঙ্গে আসবে।

"বারকোড লেবেল প্রিন্ট হচ্ছে না।" বারকোড নেই এমন পণ্যে Barcode বাটন নিষ্ক্রিয় থাকে। পণ্যটি সম্পাদনা করে একটি বারকোড যোগ করুন।

অ্যাক্সেসের সমস্যা

"Access denied." আপনার রোলের ওই পেজে অনুমতি নেই। বার্তায় আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন একটি পেজের লিংক থাকে। অ্যাক্সেস পেতে SuperAdmin কে বলুন আপনার রোল বদলাতে (অধ্যায় ১১) বা আপনার রোলকে সেই পেজের অনুমতি দিতে (অধ্যায় ১৩)।

"একটি মেনু হঠাৎ নেই।" আপনার পারমিশন বদলেছে, অথবা পেজটি এখনও লোড হচ্ছে। একবার রিফ্রেশ করুন। তাও না এলে SuperAdmin কে জিজ্ঞেস করুন কী বদলেছে।

"আমি Settings দেখতে পাচ্ছি না।" Settings ডিফল্টে শুধু SuperAdmin এর।

সাধারণ সমস্যা

"পেজ লোড হয়েই যাচ্ছে।" রিফ্রেশ করুন। তাও না হলে ইন্টারনেট সংযোগ দেখুন — সিস্টেমকে তার সার্ভারে পৌঁছাতে হয়।

"এইমাত্র সেভ করা তথ্য দেখা যাচ্ছে না।" পেজ রিফ্রেশ করুন। তারপরও না থাকলে সেভ হয়নি; কোনো ত্রুটি বার্তা আছে কিনা দেখে আবার চেষ্টা করুন।

"সবকিছু ধীর।" সাধারণত সিস্টেম নয়, সংযোগই কারণ। অন্য একটি ওয়েবসাইট দেখে পরীক্ষা করুন। শেয়ার করা মেশিনে অব্যবহৃত ব্রাউজার ট্যাবও বন্ধ করুন।

"যা মুছে ফেলা উচিত ছিল না তা মুছে ফেলেছি।" অ্যাপ্লিকেশনের ভিতর থেকে মুছে ফেলা স্থায়ী। SuperAdmin এর কাছে সাম্প্রতিক ব্যাকআপ থাকলে রিস্টোর করে তথ্য ফেরানো যায় — কিন্তু তাতে ওই ব্যাকআপের পর লেখা সবকিছুও চলে যায়। দেখুন অধ্যায় ১৩। এ কারণেই নিয়মিত ব্যাকআপ জরুরি।

শব্দকোষ

টাকা ও লাভ

COGS (Cost of Goods Sold) — বিক্রি হওয়া মাল আপনার আসলে কত পড়েছে। FIFO ধরে ক্রয়-ব্যাচ থেকে নেওয়া।

Gross Sales — রিটার্ন বাদ দেওয়ার আগে যা কিছু বিক্রি হয়েছে।

Net Revenue — Gross Sales বিয়োগ রিটার্ন। আপনি আসলে যা বিক্রি করেছেন।

Gross Profit — Net Revenue বিয়োগ COGS। ওভারহেডের আগে আপনার ব্যবসা যা আয় করে।

Operating Profit — Gross Profit বিয়োগ খরচ। দোকান চালিয়ে যা আয়।

Net Profit — Operating Profit বিয়োগ অপসারণের ক্ষতি। আপনি আসলে যা করলেন।

Gross Margin — আয়ের শতাংশ হিসেবে Gross Profit।

Net Margin — আয়ের শতাংশ হিসেবে Net Profit।

Avg Order Value — একটি বিক্রির গড় মূল্য। Net Revenue ÷ লেনদেনের সংখ্যা।

স্টক

SKU (Stock Keeping Unit) — একটি পণ্য চিহ্নিত করার আপনার সংক্ষিপ্ত কোড।

Barcode — পণ্যের স্ক্যানযোগ্য নম্বর। নতুন পণ্যে নিজে থেকেই তৈরি হয়।

Batch — এক পণ্যের এক চালান, এক দামে। দেখুন অধ্যায় ৭।

FIFO (First In, First Out) — পুরোনো স্টক আগে বিক্রি হয়েছে ধরা হয়, ফলে লাভ ঠিক ওই ইউনিটগুলোর প্রকৃত খরচের বিপরীতে হিসাব হয়।

Low Stock Threshold — যে সংখ্যায় পণ্যটি "শেষ হয়ে আসছে" চিহ্নিত হয়।

Reorder Point — যে সংখ্যায় নতুন অর্ডার দেওয়া উচিত।

Inventory Value — আপনার বর্তমান স্টক আপনার কত পড়েছে।

Potential Revenue — বর্তমান স্টক সব বিক্রি হলে কত আসত।

Turnover — একটি সময়কালে স্টক কতবার বিক্রি হয়ে আবার ভরে।

Unit — পণ্য কীভাবে গোনা বা মাপা হয়। ভগ্নাংশ বিক্রি করা যাবে কিনা তা এটিই ঠিক করে।

Removal — বিক্রি না হয়েই চলে যাওয়া স্টক: নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ, চুরি, বিলি করা।

বিক্রি

Invoice Number — INV-YYYYMMDD-####, প্রতি বিক্রিতে অনন্য।

Walk-in Customer — ক্রেতার তথ্য না নিয়ে করা বিক্রি।

Due — ক্রেতার কাছে এখনও পাওনা টাকা।

Partial Payment — যে বিক্রিতে ক্রেতা কিছু দিয়েছেন ও বাকিটা পাওনা রেখেছেন।

Void — রেকর্ড না মুছে বাতিল করা। এটি VOIDED চিহ্ন নিয়ে দেখা যেতে থাকে।

Return — ক্রেতার ফেরত আনা মাল, টাকা ফেরতসহ।

Restocking Fee — হ্যান্ডলিং চার্জ হিসেবে ফেরতের টাকা থেকে কাটা অঙ্ক।

Return Rate — বিক্রির কত অংশ ফেরত এসেছে।

Special Offer — কাউন্টারে পাওয়া একমাত্র ছাড়ের ধরন। লেখা সংখ্যাটি বিল থেকে বাদ যাওয়া পরিমাণ।

মানুষ ও অ্যাক্সেস

Role — অ্যাকাউন্টের পদ: SuperAdmin, Owner, Admin, Manager, Staff বা Customer।

Permission — কোনো রোল একটি নির্দিষ্ট পেজ খুলতে পারবে কিনা।

SuperAdmin — সিস্টেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর। সবসময় পূর্ণ অ্যাক্সেস; সীমিত করা যায় না।

Audit Log — সিস্টেমে করা প্রতিটি পরিবর্তনের স্থায়ী রেকর্ড।

Actor — যে ব্যবহারকারী কাজটি করেছেন।

স্ট্যাটাস রেফারেন্স

পেমেন্ট স্ট্যাটাস (বিক্রিতে)

রিটার্ন স্ট্যাটাস

স্টক স্ট্যাটাস

ব্যবহারকারীর স্ট্যাটাস

সূচিপত্রে ফিরুন